Registo de assiduidade: tudo o que precisas de saber neste guia

14 de abril, 2025

O registo de assiduidade é uma obrigação legal em Portugal e um elemento-chave na gestão eficaz das equipas. Para além de garantir o cumprimento da legislação laboral, permite acompanhar com rigor os horários de entrada, saída e pausas dos colaboradores.

Com um bom sistema de controlo, é possível não só evitar penalizações, mas também melhorar a produtividade, promover a transparência e facilitar a gestão de férias e horas extra. Neste guia, explicamos-te tudo o que precisas de saber sobre o controlo de assiduidade — incluindo as melhores práticas, soluções tecnológicas disponíveis e o que diz a lei portuguesa.

O que é o registo de assiduidade?

Para começar, o registo de assiduidade é uma ferramenta essencial para qualquer empresa moderna. Trata-se de um sistema que permite acompanhar e documentar a presença dos colaboradores no trabalho. Mas atenção — não é apenas uma lista de entradas e saídas.

Um bom sistema de assiduidade é um verdadeiro apoio para quem gere pessoas. Fornece dados concretos e úteis sobre os hábitos da equipa e permite:

Optimizar a gestão de recursos.
Detectar padrões de absentismo.
Calcular horas extra de forma correta.
Assegurar o cumprimento da legislação laboral.

Benefícios para os colaboradores

Este tipo de sistema não beneficia apenas a gestão. Os colaboradores também ganham com um registo claro e fiável. Um sistema bem implementado:

Evita erros nos pagamentos
Torna mais simples a gestão de folgas e férias
Garante mais justiça e transparência nas equipas

Do papel ao digital: a nova realidade

Os cartões de ponto em papel ficaram para trás. Actualmente, o registo de assiduidade evoluiu e oferece soluções como:

Tecnologia biométrica (impressões digitais, reconhecimento facial)
Aplicações móveis para registo remoto
Integração com softwares de RH para análises mais completas

Em resumo, um sistema de assiduidade não serve para vigiar, mas sim para organizar melhor o tempo e melhorar a relação entre empresa e equipa. Quando bem usado, traz vantagens para todos.

Importância do registo de assiduidade para a gestão de RH

O registo de assiduidade é uma ferramenta essencial na gestão de recursos humanos, desempenhando um papel crucial na eficiência operacional, conformidade legal e promoção de um ambiente de trabalho justo e produtivo. Abaixo vamos ver as diferentes vantagens:

1. Cumprimento das obrigações legais

Em Portugal, o Código do Trabalho obriga as empresas a manterem um registo rigoroso do tempo de trabalho dos seus colaboradores, incluindo os horários de entrada, saída e pausas. Esta prática garante o cumprimento das normas laborais e protege a empresa de eventuais sanções em caso de auditoria.

2. Transparência e justiça na gestão de pessoal

Um sistema de registo de assiduidade transparente promove a equidade entre os colaboradores, garantindo que todos são avaliados com base nos mesmos critérios. Isso fortalece a confiança na gestão e contribui para um ambiente de trabalho mais harmonioso.

3. Otimização da produtividade e eficiência

Ao monitorizar a presença e pontualidade dos colaboradores, é possível identificar padrões de comportamento, redistribuir cargas de trabalho e otimizar a programação de turnos. Esta análise contribui para o aumento da produtividade e eficiência da equipa.

4. Precisão no processamento salarial

Registos de assiduidade precisos são fundamentais para o cálculo correto dos salários, incluindo horas extras e descontos por faltas. A automatização deste processo reduz erros e assegura que os colaboradores são remunerados de forma justa e atempada.

5. Identificação de padrões e tendências

A análise dos dados de assiduidade permite identificar tendências, como absentismo recorrente ou atrasos frequentes, possibilitando a implementação de estratégias proativas para melhorar o comprometimento e a retenção de talentos.

6. Suporte à gestão estratégica de RH

O registo de assiduidade fornece dados valiosos que auxiliam na tomada de decisões estratégicas, como promoções, planos de desenvolvimento e alocação de recursos, alinhando as práticas de RH com os objetivos organizacionais.

Registros de assiduidade no Código do Trabalho

Em Portugal, o registo de assiduidade dos colaboradores é uma exigência prevista no Código do Trabalho, mais concretamente no artigo 202.º. Esta norma obriga as entidades empregadoras a manterem um controlo rigoroso do tempo de trabalho prestado por cada trabalhador, incluindo a hora de início e de fim da atividade diária, bem como as pausas efetuadas.

Além disso, o objetivo é garantir o cumprimento dos limites legais da duração do trabalho e assegurar o respeito pelos períodos de descanso, prevenindo abusos e promovendo condições laborais justas e equilibradas.

Métodos de controlo aceites

O Código do Trabalho não impõe um único método de registo, mas exige que o sistema utilizado seja fiável, verificável e acessível em caso de inspeção. Assim, as empresas podem optar por diferentes formas de controlo de assiduidade, como por exemplo:

Registo manual em papel, desde que datado, assinado e devidamente arquivado.
Folhas de Excel, com validação por parte da hierarquia ou do departamento de RH.
Sistemas biométricos, como reconhecimento facial ou impressão digital.
Cartões magnéticos ou RFID, com marcação automática de entrada e saída.
Aplicações móveis ou software de ponto, com geolocalização e registo em tempo real.

Independentemente do método adoptado, o sistema deve garantir a fiabilidade e integridade da informação recolhida, e estar preparado para ser apresentado à Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT) sempre que solicitado.

Conservação dos registos

Outro ponto fundamental está relacionado com a conservação dos dados. De acordo com a legislação portuguesa, os registos de assiduidade devem ser guardados durante um período mínimo de cinco anos. Este prazo é essencial para efeitos de fiscalização, auditoria ou resolução de conflitos laborais, e deve ser rigorosamente cumprido para evitar sanções.

Enfim, manter um sistema de registo de assiduidade em conformidade com a lei não é apenas uma obrigação legal, mas também uma forma de proteger a empresa e promover uma gestão de pessoas mais transparente, justa e eficiente.

Pontualidade vs Assiduidade: principais diferenças

Quando trata-se de gestão de recursos humanos, é crucial entender a distinção entre pontualidade e assiduidade. Embora muitas vezes sejam usadas de forma intercambiável, estas duas características têm implicações diferentes para o desempenho e a produtividade dos funcionários.

Pontualidade: o respeito pelo Pontualidade: respeito pelo tempo dos outros

A pontualidade no trabalho diz respeito à capacidade de um colaborador chegar ao local de trabalho ou a reuniões à hora previamente estabelecida. Representa não só respeito pelo tempo dos outros, como também um sinal claro de profissionalismo. Um colaborador pontual:

Chega ao trabalho no horário combinado
Está presente desde o início das reuniões
Cumpre os prazos definidos para entrega de tarefas ou projetos

Assiduidade: presença constante e fiável

Por sua vez, a assiduidade refere-se à frequência com que o colaborador comparece ao trabalho. Um profissional assíduo é aquele que:

Comparece regularmente ao local de trabalho
Regista poucas faltas injustificadas
Mantém uma presença constante e fiável no dia a dia da equipa

Enquanto a pontualidade está relacionada com o “quando” o colaborador chega, a assiduidade foca-se no “com que regularidade” está presente. Ambas são fundamentais para o bom funcionamento das equipas e para garantir elevados níveis de produtividade na organização.

Um sistema eficaz de registo de assiduidade, como o disponibilizado pela Sesame RH, permite monitorizar de forma simples e precisa tanto a pontualidade como a presença dos colaboradores, facilitando uma gestão mais justa e informada.

Ferramentas de registo de assiduidade

No contexto digital em que vivemos, existem hoje diversas ferramentas modernas para controlar a assiduidade dos colaboradores de forma eficiente. A seguir, exploramos algumas das opções mais populares, que podem ajudar a tua empresa a gerir melhor o tempo e a presença da equipa.

Sistemas biométricos

Os sistemas biométricos são uma solução precisa e altamente segura. Utilizam características únicas de cada colaborador, como impressões digitais ou reconhecimento facial, para registar as entradas e saídas. Para além de eliminarem a possibilidade de fraude, oferecem dados em tempo real e relatórios detalhados, ideais para uma gestão rigorosa.

Aplicações móveis

Com a crescente adesão ao trabalho remoto e híbrido, as aplicações de registo de ponto tornaram-se indispensáveis. Estas permitem que os colaboradores registem a sua presença a partir de qualquer local, diretamente a partir do smartphone.

Muitas delas incluem funcionalidades adicionais, como geolocalização, alertas automáticos e integração com calendários de trabalho.

Software de gestão de RH

Plataformas integradas de Recursos Humanos, como a Sesame RH, vão além do simples registo de ponto. Estas soluções combinam o controlo de assiduidade com funcionalidades como a gestão de férias, turnos, avaliações de desempenho e comunicação interna. O resultado é uma visão abrangente da equipa, facilitando uma tomada de decisão mais estratégica.

Cartões inteligentes

Os cartões inteligentes, baseados em tecnologia RFID, são uma alternativa moderna aos antigos cartões de ponto. Permitem o registo de entradas e saídas com um simples toque e podem ser facilmente integrados com os sistemas de segurança dos edifícios. São práticos, difíceis de manipular e adequados para empresas com equipas numerosas.

Portanto, ao escolher a ferramenta certa, é fundamental considerar as necessidades específicas da tua empresa, o tamanho da equipa e o orçamento disponível.

Da mesma forma, a solução ideal deverá não só simplificar o processo de registo, como também fornecer insights úteis para melhorar a gestão do tempo, a produtividade e o envolvimento dos colaboradores.

Sesame RH: simplifica a gestão de presenças

Imagina ter um assistente digital que trata de todo o processo de registo de presenças na tua empresa. É exatamente isso que a Sesame RH te oferece! Este software de recursos humanos transforma por completo a forma como geres a assiduidade dos teus colaboradores.

Com a Sesame RH, podes dizer adeus aos métodos antigos e pouco fiáveis. A plataforma disponibiliza um sistema de relógio de ponto digital, acessível de forma simples através do telemóvel ou do computador. Rápido, intuitivo e eficaz.

Ao mesmo tempo, ao implementares a Sesame RH, vais notar melhorias significativas na tua gestão de recursos humanos:

Redução de erros manuais nos registos de entrada e saída
Acesso em tempo real a relatórios detalhados de assiduidade
Integração perfeita com outros módulos de RH, como o recibo de vencimento.
Conformidade automática com a legislação laboral portuguesa

Além disso, a interface é tão intuitiva que qualquer colaborador se adapta com facilidade – não é necessário ter conhecimentos técnicos avançados para usar todas as funcionalidades da ferramenta.

Adapta-se à realidade da tua empresa

Cada organização tem as suas especificidades, e a Sesame sabe disso. Por isso, permite personalizar o sistema de acordo com as tuas políticas internas de assiduidade. Seja para gerir horários flexíveis, turnos rotativos ou modelos híbridos, tens a liberdade de configurar tudo ao detalhe.

Com a Sesame RH, transformar a gestão de presenças numa tarefa simples, precisa e eficiente está ao alcance de qualquer equipa. Testa a plataforma e sente a diferença!

Então, já te sentes mais preparado para melhorar o registo de assiduidade na tua empresa? Esperamos que sim! Lembra-te: mais do que uma obrigação legal, trata-se de promover um ambiente de trabalho mais justo, transparente e produtivo.

E com ferramentas como a Sesame RH, esse passo torna-se simples. Por isso, explora as soluções disponíveis, envolve a tua equipa e escolhe o sistema que melhor se adapta à realidade da tua empresa. Afinal, o sucesso começa com uma boa gestão de pessoas.

Então, porque não experimentas? Testa gratuitamente a Sesame HR e vê como facilita a gestão da tua equipa de forma simples e eficaz!

Quer avaliar nosso artigo?

Também recomendamos