Onboarding digital, o plano de acolhimento de uma empresa | Guia prático |

10 de abril, 2025

Com o avanço da tecnologia e o crescimento do trabalho remoto e híbrido, o onboarding digital tornou-se uma solução essencial para garantir uma integração eficaz, consistente e humanizada, independentemente da localização do novo talento.

Neste guia prático, explicamos em que consiste um bom plano de acolhimento digital, como o estruturar passo a passo e quais as ferramentas que ajudam a tornar todo o processo mais ágil, envolvente e alinhado com os objetivos da empresa.

Prepara-te para oferecer uma experiência de integração digital à altura do talento que estás a receber.

O que é o onboarding digital na empresa?

Para começar, o onboarding digital é um elemento chave na gestão de pessoal. Trata-se do processo de transformação digital que irá guiar os primeiros passos dos novos trabalhadores da empresa, mesmo antes de se incorporarem ao seu novo posto de trabalho.

Benefícios do onboarding digital em RH

Entre outras coisas, os processos de onboarding servem para facilitar a adaptação e integração de um funcionário no seu novo ambiente de trabalho.

Recentemente, os processos de onboarding têm vindo a ganhar especial relevância face ao problema da elevada rotatividade de pessoal que as empresas enfrentam devido à escassez de mão-de-obra.

Reter talento com onboarding digital

Participar num plano de onboarding digital para funcionários é uma forma de fazer com que o trabalhador sinta que a empresa se preocupa com ele.

Desta forma, a empresa reforça a sua marca e fideliza os novos funcionários. Estes sentem-se mais identificados do que quando não existe processo de onboarding, e é mais difícil que se desvinculem antes de terminar o contrato.

Preparar todos por igual

O plano de acolhimento de uma empresa é também uma forma de facilitar a igualdade de oportunidades entre os trabalhadores. Os recém-integrados começam do zero, e passar pelo mesmo processo de indução permitirá identificar os mais talentosos daqueles que têm mais dificuldades para se adaptar ao seu novo posto de trabalho.

Facilita a adaptação

Todos nós já fomos novos em alguma ocasião e sabemos o quão difícil é chegar a um novo posto de trabalho onde existem dinâmicas, rotinas e formas diferentes de trabalhar.

É difícil apanhar o ritmo de trabalho e equiparar-se aos demais. O onboarding digital pretende acelerar o processo de adaptação, sendo uma situação vantajosa tanto para a empresa como para o novo funcionário.

Identifica carências em trabalhadores

Ao longo do processo de onboarding digital, também se podem identificar as carências ou aspetos a melhorar nos trabalhadores que não foram detetados no processo de seleção.

É evidente que não existe um trabalhador perfeito, e detetar esses falhas o quanto antes permitirá formá-los para solucionar essas carências e otimizar melhor o seu trabalho.

Por tudo isto, o plano de acolhimento para novos funcionários ajuda a melhorar a produtividade. Ao reduzir o processo de indução e preencher a vaga o quanto antes, esta torna-se maior.

Além disso, o novo funcionário disporá das ferramentas e mecanismos necessários para trabalhar de forma segura, o que reduz o risco de acidentes ou erros.

Offboarding vs onboarding digital. Porque tê-lo na empresa?

Se o onboarding digital de funcionários é o processo de acolhida à empresa, o offboarding serve para a despedida dos funcionários.

Quando um trabalhador anuncia que deixará o seu posto, termina o contrato ou vai ser despedido, o plano de offboarding guiar-nos-á na tentativa de conseguir uma saída o menos traumática possível para a empresa e para o trabalhador. A seguir, vamos ver os detalhes:

Transição ordenada

No melhor dos casos, podemos fazer com que o trabalhador que se vai trabalhe alguns dias junto do seu substituto, para que este vá conhecendo a idiosincrasia do seu novo posto de trabalho.

É uma forma de unir offboarding e onboarding digital, e os efeitos da troca de trabalhador sobre a produtividade da empresa ou da equipa serão mínimos.

Fecho de atividades pendentes

Quando um trabalhador anuncia a sua saída, é muito provável que tenha projetos ou tarefas por finalizar. Se não os conseguir terminar, é importante que deixe as indicações adequadas para que o restante da equipa, ou o seu substituto, os possa completar com sucesso. É aí que reside a importância de respeitar os prazos de aviso prévio antes da saída.

Boa relação com ex-trabalhadores

A forma como os funcionários deixam a empresa tem um efeito direto sobre a reputação da marca. Por isso, é importante que a organização se esforce por manter uma boa relação com os ex-funcionários que, quem sabe, possam regressar à companhia num futuro.

Facilitar a saída através de um bom processo de offboarding reflete bem tanto na empresa como nos seus dirigentes.

Gestão de assuntos legais

Quando um trabalhador deixa a empresa, quer seja de forma voluntária ou forçada, a empresa deve preencher a papelada. Se tiver um bom plano de offboarding, não omitirá nenhum aspeto legal e processará corretamente a documentação.

Assim, evitam-se conflitos com o ex-funcionário ou denúncias por despedimento sem justa causa.

Enfim, no processo de offboarding, o trabalhador deverá também devolver os cartões, material, carro ou telefone da empresa e outros benefícios que possua.

Ao mesmo tempo, é também um bom momento para realizar uma pesquisa de offboarding, onde se questionem as razões da sua saída e a sua experiência na empresa. Os resultados ajudarão a reter talento no futuro.

Como fazer plano de onboarding digital de uma empresa

O plano de acolhimento de uma empresa deve se fazer mesmo antes de iniciar o processo de seleção de pessoal. Na maioria das empresas, existe uma parte do processo de onboarding digital igual para todos os trabalhadores.

No entanto, tem outra parte que varia, consoante o departamento onde ocorre a incorporação ou as responsabilidades que os novos funcionários irão assumir.

Fases do processo de incorporação

Podemos identificar até três fases diferentes do processo de onboarding digital consoante o momento em que se encontra o candidato.

Ao contrário do que muitos possam pensar, o plano de acolhimento para novos funcionários não começa no primeiro dia, mas sim desde que é anunciada a contratação. Tampouco termina no primeiro dia, podendo estender-se por meses.

Pre-onboarding

Estamos a falar do email de boas-vindas ou o manual de acolhimento do funcionário. Pois, uma vez oferecido o emprego e aceite, enviaremos ao novo funcionário um email de boas-vindas, além do Manual de acolhimento da empresa.

Isso, é como um guia de onboarding digital com toda a informação útil para o seu primeiro dia na empresa e na sua trajetória. É também importante aproveitar para formalizar o contrato e a restante documentação antes da sua incorporação.

Sessão de boas-vindas

O primeiro dia de trabalho deve incluir obrigatoriamente uma sessão de boas-vindas: um tour pela sede da empresa, uma apresentação geral ou alguma atividade de team building para conhecer os novos colegas.

Ao mesmo tempo, como parte do processo de onboarding, também é necessário apresentar o organograma e fornecer ao novo funcionário os meios de trabalho necessários, como chaves ou palavras-passe.

Seguimento do onboarding digital

É sempre interessante que, nos primeiros dias, haja um mentor que acompanhe o novo funcionário. Se possível, deverá ser alguém da sua equipa ou mesmo o funcionário a quem substitui, se conviverem durante algum tempo.

É necessário agendar reuniões de seguimento para identificar que ajuda necessita. Ao final, podemos solicitar feedback para o futuro e melhorar o nosso processo de onboarding digital, se necessário.

Conselhos para realizar um onboarding digital

A contratação de trabalhadores em remoto é cada vez mais habitual. Neste contexto, as tarefas de onboarding digital são ainda mais importantes.

A seguir vamos ver algumas dicas:

• Ferramentas de comunicação interna. Em primeiro lugar, terá de ser fornecido ao trabalhador remoto o acesso às ferramentas de comunicação interna utilizadas na organização. Pois esse conhecimento deve ser prioritário no nosso processo de onboarding digital.

O software de RH da Sesame é de grande ajuda neste sentido, pois integra de forma abrangente funcionalidades como o chat interno da empresa, o portal do funcionário com comunicados e alertas ou a programação de reuniões de seguimento one-to-one de forma simples.

• Ferramentas para teletrabalho e formação. Também é possível utilizar o gestor documental da Sesame para acompanhar a formação. Certifica-te de que os trabalhadores em remoto têm acesso às diferentes ferramentas usadas para trabalhar ou ao módulo de formação da empresa.
• Ferramentas de produtividade. Muitas empresas contam com um gestor de tarefas que facilita a gestão das equipas em remoto. Mais uma vez, é fundamental durante o processo de onboarding digital adicionar o novo trabalhador a este gestor, assim como incluir o seu perfil nos relatórios de RH.
• Partilhar o organograma. Quando se trabalha no escritório, rapidamente se recordam as caras de todos. Isto é mais difícil no teletrabalho, pelo que será fundamental enviar aos trabalhadores em remoto o organograma da empresa.

Como realizar um processo de offboarding. Como despedir um membro da equipa?

Já sabemos como dar as boas-vindas a um trabalhador através de um processo de onboarding digital, mas, como vimos no início deste guia, o offboarding é tão importante quanto o plano de acolhimento.

Terminar bem a relação laboral é sempre positivo, e o processo de saída de funcionários da organização pode ser dividido em quatro fases ou etapas diferentes.

1. Planeamento do offboarding

Por detrás de cada despedimento é necessário um planeamento. Pode estar relacionado com a queda da produção, questões disciplinares ou simplesmente o fim de um contrato. A empresa deve estar segura da necessidade de despedir um funcionário, pois a produtividade da organização poderá ser afectada.

Do mesmo modo, a decisão deve ser ponderada e planeada. Se planificamos o onboarding digital, o offboarding também deve ser tido em conta.

2. Comunicação em privado

O trabalhador despedido é o primeiro que deveria ser informado do despedimento. As formas são muito importantes, e isto significa que devemos comunicar a notícia pessoalmente e em privado, tal como fazemos no onboarding digital.

Quanto mais cedo for comunicado, melhor, pois assim se evita a propagação de rumores ou filtrações que possam prejudicar o ambiente de trabalho. Isto também acelera o processo.

3. Comunicação a RH

Os Recursos Humanos devem preparar toda a papelada relacionada com o despedimento do trabalhador, pelo que é necessário comunicar a baixa o mais cedo possível.

Desta forma, asseguramos que a documentação está preparada no dia em que ocorre o cessamento, incluindo o termo final ou qualquer aspeto legal a considerar.

4. Como e quando informar a equipa sobre a saída do trabalhador

Se a notícia foi comunicada rapidamente ao trabalhador, é provável que ele próprio a tenha partilhado com os colegas. Isto pode gerar uma crise de imagem ou de reputação, além de criar incerteza. Por isso, é importante informar toda a equipa sobre o cessamento, as suas razões e a nova situação o mais cedo possível, para pôr fim à crise.

Tendências e tipos de onboarding digital

O onboarding de funcionários não é alheio às modas, e as tendências vão evoluindo. Implicar todos os funcionários ou fazê-los sentir em casa desde o primeiro dia são algumas delas.

Por isso, o uso de apps como a Sesame para agilizar os processos, o employer branding ou o uso de ferramentas de assinatura digital são cada vez mais comuns.

Utilizar materiais audiovisuais

Além dos suportes documentais como o Manual de acolhimento, pode resultar interessante utilizar vídeos gravados pelos próprios gestores que facilitem os processos de incorporação de funcionários, tornando-os mais simples e agradáveis.

Implicar os trabalhadores no plano de acolhimento

A acolhida de um novo funcionário não deve ser exclusiva da direção da empresa. Aqueles que se tornarão os seus colegas também deveriam fazer parte do plano de acolhimento para novos funcionários, e implicar toda a equipa no onboarding digital é sempre positivo. Desta forma, facilita-se a integração e todos se conhecerão muito mais cedo.

Plano de acolhimento original

A originalidade é sempre um ponto positivo. Além disso, reforça o employer branding e serve para motivar ainda mais o recém-chegado.

Por isso, os prémios de boas-vindas, como os produtos corporativos, devem fazer parte dos processos de onboarding digital, pois são sempre uma forma de começar com o pé direito. Uma sessão de team building no primeiro dia ou um almoço com a direção são uma boa forma de iniciar a relação laboral.

Gamificação no onboarding

Por meio de jogos, são realizadas atividades que o funcionário deve cumprir para atingir um desafio. Estas podem incluir preparar documentação, realizar cursos, cumprir as tarefas indicadas pelo mentor, etc.

A combinação de gamificação e onboarding ajuda no aprendizado do novo funcionário, facilitando uma rápida assimilação dos processos.

Como elaborar o manual de acolhimento

Ao longo deste guia de onboarding digital, falámos várias vezes do manual do funcionário. Não nos enganámos ao dizer que são as instruções da empresa, pois nele devem constar todos os aspetos que o novo funcionário deve ter em conta desde o seu primeiro dia de trabalho. Vamos conhecê-los.

Mensagem de boas-vindas

A educação é o primeiro, e qualquer Manual de acolhimento da empresa deve começar com uma mensagem de boas-vindas às novas incorporações. Deve ser algo breve, que não ocupe mais do que uma página (ou um slide). Procuraremos ser motivadores e inspirar os novos funcionários para que deem 100% desde a sua chegada à organização.

Resenha histórica

A nossa história diz quem somos, de onde viemos e para onde vamos. Por isso, uma boa forma de introduzir o funcionário na empresa é através de uma breve resenha histórica. Nela, explicaremos a origem, como se formou e os diferentes marcos que a companhia alcançou ao longo da sua trajetória, independentemente de ser longa ou curta.

Valores corporativos

A história da empresa pode vir acompanhada dos valores corporativos. Existem duas opções: ou se definem os valores com que a empresa conta ou aqueles que se pretende alcançar. Ambas são igualmente válidas, pois muitas companhias reforçam a sua equipa com o objetivo de conquistar valores que são inatingíveis com a equipa atual.

Código de vestuário

É necessário usar terno e gravata? São permitidos looks informais? Existe um uniforme da empresa? Nesta parte do Manual do funcionário, todas as dúvidas sobre o dress code devem ser esclarecidas.

Um bom exercício é questionar quais dúvidas podem existir (ou perguntar aos próprios funcionários) e respondê-las.

Horários + descansos e pausas

Certamente, esta questão surgiu durante a entrevista de emprego, mas para evitar novas dúvidas ou mal-entendidos com a equipa de recursos humanos, estes assuntos devem estar incluídos no Manual.

Igualmente, deve esclarecer-se a forma como se efetua o controlo das horas trabalhadas, assim como a gestão das horas extra.

Licenças, baixas e férias

Outro foco de conflito entre funcionários, RH e direção pode ser a gestão das licenças, baixas ou férias. Um bom Manual do funcionário explicará como se solicitam as férias e ausências, em que casos podem ser requeridas, a quem e com que antecedência, mesmo que essa informação também conste no contrato coletivo da empresa.

Prevenção de riscos laborais

Um aspeto chave para a segurança da empresa é a prevenção de riscos laborais. Para além dos cursos que possam ser realizados, o Manual de acolhimento da empresa deve apresentar as chaves para trabalhar de forma segura.

Não podemos esquecer de incluir toda a informação relacionada com a mutual de acidentes: quando e como contactar, número da apólice, etc.

Ferramentas informáticas

Os funcionários terão acesso a uma série de ferramentas informáticas. É importante que saibam a que ferramentas podem aceder e qual o uso que se fará delas. Não se deve omitir a gestão de incidências, nomeadamente a quem reportar os problemas e o que fazer quando a tecnologia não funciona.

Formações

Contar com um plano de formação ou de carreira é sempre um atrativo para os funcionários. Se a empresa tiver um, este deve constar no Manual do funcionário.

Também não faltarão as opções de formação oferecidas, as bonificações ou ajudas à formação, ou a pessoa de contacto em RH encarregada deste aspeto.

Trâmites

Qualquer empresa está sujeita a alguns trâmites, desde o pedido de dias de folga à entrega de documentos ou à solicitação das retenções para o IRS.

Alguns podem estar definidos ao longo do Manual de acolhimento para novos funcionários, mas outros deverão estar especificados neste ponto. Mais uma vez, é necessário incluir a pessoa ou departamento de contacto para realizar os trâmites.

Instalações

Por um lado, haverá uma breve resenha das diferentes instalações que a empresa dispõe. Por outro, deverá ser indicado como se podem reservar ou solicitar o seu uso, e também não faltarão as indicações para uma boa utilização das instalações e do equipamento da empresa. Aqui pode incluir-se o cuidado com as ferramentas de trabalho.

Cibersegurança

Cada dia dependemos mais da cibersegurança, pelo que se mostra indispensável dedicar um capítulo do Manual do funcionário a este tema.

Para além dos conselhos básicos (gestão de palavras-passe, não deixar os equipamentos desassistidos sem bloqueio), é também interessante explicar como a empresa trabalha no que toca à proteção dos dados dos funcionários.

Benefícios sociais

Que benefícios para o funcionário a empresa oferece? Mais uma vez, estamos perante uma informação que pode ter sido mencionada durante a entrevista de emprego, ou até constar no contrato coletivo ou individual.

Contudo, é interessante dedicar uma secção do Manual de acolhimento aos benefícios sociais, explicando à equipa como solicitá-los ou beneficiar deles.

Comunicação interna

Por fim, é necessário abordar a comunicação interna. O software de RH da Sesame facilita a comunicação dentro do próprio departamento, entre equipas, entre projetos, com os chefes e/ou supervisores…

Os funcionários devem conhecer as ferramentas e canais para se comunicarem com os seus colegas. Caso contrário, a organização não funcionará bem.

Software de onboarding digital

O que podemos exigir à ferramenta com que faremos o onboarding de funcionários? Basicamente, é necessário procurar uma ferramenta funcional que nos permita reduzir o volume de trabalho da equipa de recursos humanos.

Por isso, um checklist para não nos esquecermos de nada é fundamental, mas há mais elementos que não devemos perder de vista.

Checklist de onboarding e offboarding

Seguir uma checklist é a melhor forma de não nos esquecermos de nada no processo de onboarding digital de funcionários.

Basicamente, é necessário preparar uma lista com todos os elementos a ter em conta, desde o envio do manual de acolhimento da empresa até às diferentes reuniões de seguimento, passando pela entrega de documentação ou assinatura do contrato. O mesmo aplica-se ao offboarding.

Comunicação interna

Como já sabemos, para que a empresa funcione corretamente e seja produtiva, a comunicação interna deve ser constante e fluida.

Por isso, as funcionalidades da Sesame que acompanham a importante checklist de onboarding digital, como o chat interno da empresa ou o portal do funcionário com comunicados e alertas, favorecem esta tarefa importante.

Gestor documental

Tanto a chegada como a saída de um trabalhador geram uma quantidade importante de papelada que a empresa deverá gerir e conservar, principalmente nos processos de onboarding digital e offboarding.

Dispor de um software de gestão documental como a Sesame reduz consideravelmente esse trabalho, pois facilita o armazenamento e permite aceder rapidamente aos documentos pretendidos. Assim, poupamos tempo em relação a outros sistemas de gestão.

Organigramas

Toda empresa tem um organograma que os novos funcionários devem conhecer. É importante saber quem é o CEO ou o diretor-geral da organização, assim como o responsável pelo projeto em que trabalha ou pelo seu departamento. Por isso, no processo de onboarding digital não pode faltar um organograma completo da empresa, destacando os perfis com os quais se tenha mais contacto.

Como fazer onboarding e offboarding com a Sesame

Gerir a entrada e saída de colaboradores pode ser um desafio logístico e emocional, mas com a Sesame HR o processo torna-se mais simples, estruturado e eficiente.

Através da plataforma, podes criar fluxos de onboarding personalizados, com tarefas atribuídas a diferentes equipas, prazos definidos, envio automático de comunicações e acesso a documentos essenciais — tudo centralizado num único sistema.

Isto permite oferecer aos novos colaboradores uma experiência de integração mais fluida, acolhedora e profissional, independentemente de estarem a trabalhar presencialmente ou em modelo remoto.

No caso do offboarding, a Sesame permite planear e automatizar todas as etapas necessárias para uma saída organizada, como a devolução de equipamento, a revogação de acessos, a entrega de documentos e a recolha de feedback sobre a experiência do colaborador.

Tudo isto ajuda a proteger os dados da empresa, manter uma boa imagem interna e preservar a relação com o profissional mesmo após a sua saída.

Com a Sesame, o ciclo completo da jornada do colaborador — da entrada à saída — é tratado com cuidado, consistência e atenção ao detalhe, reforçando uma cultura organizacional mais sólida e humana.

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