KPIs de Recursos Humanos: guia de indicadores estratégicos

10 de abril, 2025

Por trás das siglas KPI esconde-se o conceito Key Performance Indicator. Trata-se da unidade de medição dos resultados de ações ou atividades específicas. Os KPIs de recursos humanos são a referência que se toma na análise e avaliação dos diferentes processos que se desenvolvem nos departamentos de gestão da empresa.

Ao mesmo tempo, permitem-nos detetar os sucessos ou deficiências da organização. Podem ser aplicados em aspetos como o recrutamento, a avaliação de desempenho ou a formação.

Assim, é mais fácil estabelecer uma série de objetivos e saber se são cumpridos, em que medida, se estão a ser realizadas as ações adequadas para os atingir, etc. Medindo resultados, é mais fácil que a empresa possa crescer.

O que são os KPIs de recursos humanos?

Para começar, os KPIs de recursos humanos assumem especial relevância na atualidade face à guerra de retenção de talento a que as empresas enfrentam.

Medir objetivamente os dados que dispomos dos nossos recursos humanos é fundamental na hora de recompensar e desenvolver os trabalhadores, em suma, para criar uma boa experiência do empregado para eles.

Além disso, geram mais compromisso no empregado, pelo que contribuem para a redução do absentismo e da taxa de rotatividade de pessoal. Ou seja, como diz Charneco, são importantes para o crescimento da empresa.

O conhecimento que temos hoje em dia sobre as pessoas através dos dados é vital para a transformação da função de RH

Miguel Charneco, diretor de RH Arvato Supply Chain Solutions Spain

Como devem ser os indicadores de gestão em recursos humanos?

Se pretender contar com KPIs de recursos humanos eficientes, estes devem cumprir a regra SMART: serão específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais.

Somente assim seremos capazes de definir uma série de objetivos realistas para a organização e medi-los correctamente. Trata-se de uma fórmula bastante simples que nos permite obter excelentes resultados, a seguir vamos ver o detalhes:

Específicos

Todos os KPIs de recursos humanos devem fazer referência a uma tarefa ou ação concreta, devendo ser o mais específicos e concisos possível.

Por exemplo, “aumentar a produção em 5%” é um indicador muito mais concreto do que falar em “incrementar a produção”. O facto de serem específicos permite cumprir os restantes requisitos dos indicadores SMART.

Mensuráveis

Desta forma, quando o indicador é específico, também será mensurável. O que não se pode medir não pode ser interpretado, e não nos será útil. Se não for mensurável, os dados não podem ser interpretados.

Recorrendo ao exemplo anterior, não será o mesmo incrementar a produção em 1,5% do que em 4,7%.

Alcançáveis

É preciso ser realista e definir objetivos que sejam atingíveis nas condições atuais da empresa. Faz sentido tentar duplicar a produção com a mesma força de trabalho? Não parece o cenário mais realista.

Além disso, estabelecer objetivos ou indicadores inatingíveis não faz sentido, convém ter em conta a realidade da empresa no momento de os definir.

Relevantes

Da mesma forma que utilizamos indicadores atingíveis, procuraremos que tenham relevância para a empresa. É imprescindível trabalhar com métricas que forneçam informação valiosa para a organização e que nos ofereçam dados a partir dos quais possamos melhorar a nossa forma de trabalhar.

Se forem irrelevantes para o modelo de negócio ou para a produtividade da empresa, podem ser desconsiderados.

Temporais

Por fim, é importante salientar o caráter temporal dos indicadores de gestão em RH. Cada KPI de recursos humanos deve ter um limite temporal.

Voltando ao exemplo inicial, podemos planear o aumento de 5% da produção num ano, num semestre ou num trimestre… Além disso, é necessário avaliar e analisar periodicamente o indicador, introduzindo as correções necessárias.

Kpis de recursos humanos mais importantes e as suas fórmulas

Antes de aprofundar em alguns dos indicadores de RH mais importantes, convém realçar que a relevância dos indicadores depende de cada empresa.

Questões como o tamanho, o número de trabalhadores, o volume de trabalho ou mesmo o sector a que se dedica influenciam na importância que cada KPI de recursos humanos possa ter. A seguir, apresentamos alguns dos mais destacados.

1. Rotação de pessoal

A rotação de pessoal é um indicador relativo ao nível de permanência dos empregados na organização. Num cenário ideal, este KPI de recursos humanos não ultrapassará os 5%, embora, logicamente, quanto mais baixa for esta taxa, melhor.

Além disso, é interessante conhecer as causas de uma elevada rotação. Se se dever às demissões da própria equipa, a direcção deverá intervir.

Índice de rotação de pessoal

Para calcular o índice de rotação de pessoal, basear-nos-emos na relação percentual entre o volume de entradas e saídas durante um determinado período. Assim, utilizaremos a fórmula:

(Pessoas contratadas durante o período considerado + pessoas desvinculadas) / média efetiva

Este conceito obtém-se fazendo a média do número de empregados no início e no fim do período. O resultado é multiplicado por 100 para obter o percentual.

2. Absentismo laboral

O absentismo é um dos grandes entraves para qualquer empresa. Com este KPI de recursos humanos, medimos as ausências dos nossos empregados do local de trabalho em períodos normais – isto exclui as férias, dias de folga, etc. –.

Ao mesmo tempo, é um dos KPIs de RH mais importantes, pois permite detetar tendências problemáticas quando há elevado absentismo por faltas, atrasos ou mesmo licenças. Para a empresa resulta dispendioso.

Taxa de absentismo laboral

Existem várias fórmulas para calcular o absentismo laboral. Propomo-nos utilizar a fórmula:

Número total de horas de absentismo / Número total de horas planeadas x 100

Esta fórmula permite obter o percentual de absentismo laboral existente na empresa. Assim, têm-se em conta também as horas não trabalhadas devido a atrasos, empregados que saem antes do horário, etc.

Custo de ausência

É inegável que o absentismo laboral tem um custo para a empresa, e calculá-lo é tão simples quanto somar as despesas decorrentes da ausência. Entre outras coisas, teremos em conta as contribuições para a segurança social, as horas extra que terão de ser pagas a outros empregados por fazerem o trabalho do ausente ou o custo de contratar um substituto.

3. Clima laboral

Outro dos indicadores de Recursos Humanos que não podemos perder de vista é o ambiente de trabalho. O investimento em melhorar o clima laboral e reforçar o índice de satisfação da equipa está mais do que justificado, pois é o primeiro passo para ter uma equipa de trabalho comprometida com a organização. Quanto melhor for o ambiente, maior será a produtividade.

Os inquéritos de clima laboral são um excelente termómetro para perguntar aos nossos empregados sobre a sua satisfação laboral. Podemos questioná-los diretamente, oferecendo várias respostas para escolher, por exemplo, uma escala de 1 a 10 ou de 1 a 5.

Também podemos fazer perguntas relacionadas com os diferentes aspetos que influenciam a satisfação e tirar conclusões.

4. Índice de competitividade salarial

A razão de competitividade salarial é calculada através da seguinte fórmula:

Salário médio oferecido pela empresa / salário médio no sector

No caso de querer comparar com outra empresa, em vez do salário médio setorial, utilizaremos o da concorrência. Se o resultado for superior a 1, a empresa é salarialmente competitiva; se não alcançarmos 1, significa que outras empresas pagam mais.

5. Processo de seleção e contratação

A eficiência dos processos de seleção de pessoal é outro indicador muito relevante na gestão dos recursos humanos. Sem dúvida, o tempo médio de contratação é um dos mais importantes, mas temos outros KPIs de recursos humanos, como a taxa de conversão, que nos permitem optimizar estes processos para reduzir os custos associados à contratação.

Tempo médio de contratação

Trata-se de um indicador que mede o tempo que decorre desde a publicação da vaga até à contratação da pessoa que a irá ocupar. Utilizaremos a seguinte fórmula com o objectivo de calcular a eficiência. É tão importante que o resultado seja baixo como contratar a pessoa adequada.

Dias investidos em X processos de seleção / Número de processos de seleção

6. Produtividade e custos da empresa

Uma das missões mais destacadas dos recursos humanos é analisar o desempenho da equipa. Muitas organizações adoptaram o modelo de trabalho por objetivos, o que facilita sobremaneira o seguimento e o aumento da produtividade laboral.

Ao mesmo tempo, dispomos de um par de indicadores chave para saber se a nossa equipa é produtiva ou se é necessária uma melhor gestão do capital humano.

Com este indicador saberemos se o resultado do processo de seleção foi o adequado. Num cenário ideal, o tempo médio irá diminuir de um objetivo para outro, o que significa que o trabalhador é cada vez mais produtivo.

Contudo, questões como o volume de tarefas que deve enfrentar ou mesmo fatores pessoais podem provocar variações. Por isso, utilizaremos a média.

Taxa de produtividade

Por um lado, podemos fazer um seguimento personalizado de cada trabalhador. Por outro, dispomos de mecanismos, como a seguinte fórmula, que revelarão a produtividade das nossas equipas. Se pretender obter resultados mais precisos, pode utilizar como referência o desempenho ou as horas trabalhadas.

Total de vendas durante um período / Total de empregados na empresa

7. Gestão de pessoal

De nada adianta contratar os melhores profissionais se não fores capaz de os reter na empresa.

Neste capítulo encontramos indicadores como a taxa de abandono, a permanência média na empresa ou a satisfação interna, que nos ajudarão a optimizar a estratégia de gestão de pessoal. Existem dois aspetos-chave que não podes negligenciar.

Retenção de talento

Existem várias fórmulas para calcular a rotação de talentos. Propomo-nos efetuar o cálculo da rotação de pessoal através da fórmula. Quanto mais baixa for, maior será a retenção de talento.

Número de pessoas que deixam a empresa num período / Média de empregados nessa etapa x 100

Taxa de promoção interna

Oferecer planos de carreira e a possibilidade de progredir na organização é fundamental para reter o talento. Esta taxa obtém-se através da seguinte fórmula:

Número de empregados promovidos no período analisado / Número total de empregados nesse período.

Em suma, quanto maior for esta taxa, menos talento terás de procurar fora da organização.

8. Formação e capacitação

A formação é um KPI de recursos humanos com o qual pretendemos obter informação sobre como melhorar a produtividade dos teus empregados.

Para isso, é importante saber quantas horas cada pessoa desempenha no seu posto, além dos seus conhecimentos técnicos, teóricos e práticos relacionados com o papel que desempenha.

No entanto, esta informação é muito importante para adaptar a formação a cada um dos nossos empregados e, por isso, os relatórios de RH devem recolher todos estes dados atualizados. Aqui enquadra-se a necessidade de uma formação constante para ter uma equipa atualizada.

9. Acidentes laborais

Não é preciso dizer que o objetivo é ter 0 acidentes laborais na organização. Contudo, é inevitável que ocorram pequenos incidentes no local de trabalho.

Neste caso, pretende-se conhecer a taxa de acidentalidade e as suas causas. Se os acidentes seguirem um padrão, é mais fácil intervir na prevenção de riscos laborais e minimizar as possibilidades de acidente.

Acidentalidade laboral

A taxa de acidentalidade é calculada através da fórmula

(Número de acidentes x 1.000.000) / (Número de horas trabalhadas – pessoas expostas)

Para além do resultado que possamos obter com este cálculo, deveríamos ter em conta outras variáveis, como as consequências – dias de baixa, custo, etc. –, que dependem da gravidade do acidente.

Como fazer um kpi de recursos humanos?

Na hora de elaborar um KPI de RH, é fundamental defini-lo adequadamente desde o início. Para além do nome que decidas atribuir, é necessário especificar ao máximo o objetivo, bem como a forma como será medido.

É também imprescindível indicar a fonte da qual obteremos a informação para a sua avaliação e a frequência ou periodicidade com que revisaremos o indicador.

• Nome do indicador
• Objetivo
• Conceito
• Unidade de medida
• Fontes de origem
• Fórmula
• Frequência
• Meta

Para que serve um quadro de mando de rh?

Um quadro de mando de Recursos Humanos, também conhecido como Balanced Scorecard, é uma ferramenta de gestão empresarial que mede integralmente o desenvolvimento e os resultados dos indicadores de RH.

Desta forma, oferece a esse departamento uma perspetiva estratégica e global. Permite recolher toda a informação necessária e efectuar um seguimento do crescimento empresarial em tudo o que diz respeito à produtividade e à concretização dos objetivos estabelecidos pela empresa.

Com o quadro de mando, a empresa terá acesso imediato à informação mais relevante, especialmente no momento de gerir os objetivos.

Entre outras coisas, permite identificar as irregularidades, as más decisões que possam ser tomadas e as falhas mais críticas. Mas também pode identificar as causas desses problemas para que a companhia possa antecipar-se a eles.

Podem ser visualizados de forma totalmente gráfica. É muito eficiente e cada vez mais universal. Isto foi conseguido graças à digitalização que foi instaurada nas PME, não apenas nas grandes empresas.

De tudo o que foi referido anteriormente, é exatamente aqui que reside a importância de estabelecer um quadro de mando de recursos humanos ideal para a empresa. Desta forma, poderás descobrir tanto os pontos críticos, como mencionámos, como os pontos fortes e-chave da tua corporação.

Isto permitir-te-á abordar os problemas e potenciar, além disso, as qualidades que possuas.

Por que implementar o quadro de mando da Sesame HR?

Implementar o quadro de mando de RH do software da Sesame HR é uma decisão estratégica que permite às empresas gerir e analisar a sua informação de recursos humanos de forma eficiente, centralizada e visualmente intuitiva.

Da mesma forma, este sistema transforma os dados em insights chave, ajudando a tomar decisões fundamentadas para melhorar a produtividade, a satisfação dos empregados e os resultados do negócio. A seguir, explicamos porque deves integrá-lo na tua empresa:

Centralização de dados em tempo real

O quadro de mando da Sesame HR agrupa toda a informação de RH num único local, desde o controlo de horários até aos inquéritos de clima laboral, facilitando o acesso a métricas chave.

Além disso, oferece dados em tempo real, garantindo que as decisões se fundamentem na informação mais recente e precisa.

Visualização intuitiva e personalizável

Apresenta os dados de forma clara e compreensível, utilizando gráficos, tabelas e outros formatos visuais que facilitam a sua interpretação.

Como utilizador, podes personalizar o quadro de mando para exibir apenas as métricas mais relevantes para a tua empresa ou departamento, como rotação, absentismo ou avaliações de desempenho.

Tomada de decisões fundamentada

Analisa padrões no comportamento laboral, como o desempenho ou a satisfação dos empregados, para antecipar problemas e agir de forma proactiva.

Otimização de processos e poupança de tempo

Gera relatórios detalhados de forma automática, eliminando tarefas manuais e libertando tempo para a equipa de Recursos Humanos. Liga o quadro de mando a ferramentas como gestão de turnos, folhas de pagamento ou inquéritos, oferecendo uma visão integral dos processos.

Cumprimento normativo e auditorias

A Sesame garante o cumprimento de normativas como o RGPD, protegendo os dados dos empregados. Facilita a preparação de relatórios para inspeções laborais e auditorias, apresentando métricas claras e precisas.

Retorno de investimento claro

Ao optimizar a gestão de RH e prevenir problemas como elevada rotação ou absentismo, o quadro de mando contribui para melhorar a eficiência operacional.

Enfim, o quadro de mando de RH da Sesame HR é muito mais do que uma ferramenta de gestão; é um aliado estratégico que converte os dados em decisões inteligentes.

Além disso, a sua capacidade de centralizar, analisar e visualizar informação chave permite às empresas optimizar processos, melhorar a experiência dos empregados e atingir os objetivos de negócio com maior eficiência.

Porque não experimentas? Testa gratuitamente a Sesame HR e vê como facilita a gestão da tua equipa de forma simples e eficaz!

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