Criar recibos de vencimento: tudo o que precisas de saber

24 de abril, 2025

Criar recibos de vencimento pode parecer uma tarefa simples, mas na prática envolve muito mais do que preencher valores num documento.

É uma obrigação legal, uma ferramenta de transparência entre a empresa e o colaborador e, acima de tudo, uma peça fundamental na gestão salarial e fiscal de qualquer organização.

Atualmente, e Portugal, o Código do Trabalho define regras claras sobre a emissão de recibos de vencimento, o que deve constar no documento e como este deve ser entregue.

Além disso, à medida que as empresas digitalizam os seus processos, é cada vez mais importante garantir que os recibos são criados de forma segura, automática e em conformidade com a legislação em vigor.

Neste artigo, vais encontrar tudo o que precisas de saber para criar recibos de vencimento corretamente: desde os elementos obrigatórios, até às melhores práticas e ferramentas que te podem ajudar a tornar o processo salarial mais rápido, organizado e eficiente. Se queres garantir clareza, legalidade e profissionalismo na tua gestão de vencimentos, este guia é para ti.

O que é o recibo de vencimento?

Antes de mais, o recibo de vencimento é um documento obrigatório que comprova o pagamento do salário a um colaborador. Emitido pela entidade empregadora, este recibo deve discriminar de forma clara todos os valores pagos ao trabalhador, bem como os respetivos descontos legais.

De acordo com o Código do Trabalho português, o recibo de vencimento deve ser entregue no momento do pagamento e deve conter informação detalhada sobre:

O salário base e outros componentes da remuneração (subsídios, prémios, horas extra);
Os descontos obrigatórios, como IRS e Segurança Social;
O valor líquido a receber;
O período de trabalho a que diz respeito o vencimento.

Além disso, o recibo pode ser entregue em papel ou em formato eletrónico, desde que seja garantido o acesso por parte do colaborador e que o documento seja emitido num formato seguro e inalterável (como PDF).

Mais do que uma formalidade, o recibo de vencimento é uma ferramenta de transparência e confiança entre empresa e colaborador, garantindo que ambas as partes têm um registo claro das condições salariais acordadas e cumpridas.

Como criar recibos de vencimento?

Criar corretamente um recibo de vencimento é essencial para garantir a conformidade legal e a transparência na relação entre empresa e colaborador. Seja de forma manual ou com recurso a um programa especializado, o processo exige atenção aos detalhes e respeito pelas obrigações definidas na legislação laboral portuguesa.

Abaixo, explicamos-te passo a passo como criar um recibo de vencimento completo e válido:

Identifica a entidade empregadora e o colaborador: o recibo deve conter os dados da empresa (nome, NIF, morada) e do trabalhador (nome completo, NIF, número da Segurança Social e categoria profissional).
Define o período de vencimento: indica claramente o mês ou o intervalo de dias a que o recibo se refere.
Especifica a remuneração bruta: inclui todos os valores que compõem o salário bruto:
- Salário base
- Subsídio de alimentação
- Horas extra, prémios ou comissões
- Outros subsídios ou compensações
Aplica os descontos legais: deduz os montantes obrigatórios por lei, como o IRS o Segurança Social
Calcula o valor líquido a receber: este é o valor final que será pago ao colaborador, após todos os descontos.
Emite e arquiva o recibo: gera o documento em formato PDF (inalterável) e guarda-o num sistema seguro e acessível.

Em resumo, para facilitar este processo e reduzir o risco de erros, é altamente recomendável utilizar um programa para fazer recibos de vencimento. A qual, é uma ferramenta que automatiza cálculos, preenche os campos obrigatórios e assegura a conformidade com a lei portuguesa

Erros a evitar ao criar recibos de vencimento

Criar recibos de vencimento é uma tarefa que parece simples à primeira vista. Mas que exige rigor, atenção ao detalhe e pleno conhecimento das obrigações legais.

Um pequeno erro pode resultar em desconfiança por parte do colaborador, comprometer a imagem da empresa ou mesmo dar origem a coimas por incumprimento fiscal ou laboral.

Para evitares dores de cabeça desnecessárias, reunimos os erros mais frequentes — e, mais importante ainda, como os podes prevenir com boas práticas e ferramentas adequadas.

1. Usar valores ou tabelas desatualizadas

Em primeiro lugar, um erro recorrente é utilizar tabelas de IRS ou taxas de Segurança Social desatualizadas. Isto pode comprometer o valor líquido a pagar e originar acertos ou retificações mais tarde.

Solução: garante que o programa que utilizas está sempre sincronizado com as atualizações legais publicadas pela Autoridade Tributária e Segurança Social.

2. Omitir componentes da remuneração

Além disso, é essencial que o recibo inclua todos os elementos que compõem o salário, como subsídios de alimentação, prémios, horas extra ou comissões. A omissão de qualquer valor pode gerar descontentamento ou falta de transparência.

3. Calcular mal os descontos obrigatórios

Outro erro crítico é aplicar incorretamente os descontos legais. Falhas na dedução da Segurança Social (11% para o trabalhador) ou na retenção de IRS podem colocar a empresa em situação de incumprimento fiscal e afetar os direitos do colaborador.

4. Não indicar o período de vencimento

Por vezes, por esquecimento ou descuido, o recibo é emitido sem referência ao mês de pagamento. Esta informação é obrigatória e essencial para a organização interna, bem como para efeitos legais.

5. Utilizar formatos editáveis ou não protegidos

Emitir recibos em formatos facilmente alteráveis, como Word ou Excel, compromete a validade do documento. Para garantir segurança e integridade, o ideal é utilizar sempre formato PDF inalterável, gerado a partir de software próprio.

6. Falta de arquivo estruturado e acessível

A ausência de um sistema de arquivo adequado pode dificultar o cumprimento da obrigação legal de conservar os recibos durante pelo menos 5 anos. Para além disso, complica auditorias, revisões ou pedidos por parte dos próprios colaboradores.

7. Não comunicar alterações salariais

Por fim, sempre que existam alterações no valor pago — seja por aumento, desconto, prémio ou outro motivo — é fundamental informar o colaborador atempadamente. A falta de comunicação pode prejudicar a confiança e gerar conflito interno.

Evitar estes erros é perfeitamente possível — basta implementar processos claros e utilizar as ferramentas certas. Um programa especializado para criar recibos de vencimento ajuda-te a manter tudo atualizado, legal e bem organizado, dando-te tranquilidade e profissionalismo no dia a dia.

Como a Sesame HR ajuda a gerir os recibos de vencimento?

Gerir recibos de vencimento pode ser uma tarefa morosa, repetitiva e, por vezes, arriscada quando feita manualmente.

No entanto, com a Sesame HR, esse processo torna-se muito mais simples, rápido e seguro — sem comprometer a legalidade, a organização ou a transparência com os colaboradores.

A plataforma da Sesame foi pensada para automatizar e centralizar a gestão documental relacionada com os salários. O que inclui os recibos de vencimento, de forma totalmente digital e integrada com os restantes processos de RH.

Abaixo mostramos-te como a Sesame HR pode ajudar-te concretamente:

Carregamento em massa e envio automático de recibos para todos os colaboradores, com poucos cliques.
Armazenamento digital seguro, com acesso individual para cada colaborador consultar os seus documentos sempre que precisar.
Histórico organizado por colaborador e por período, facilitando auditorias, fiscalizações e consultas internas.
Integração com o software de processamento salarial que já usas, evitando retrabalho e erros manuais.
Conformidade garantida com a legislação portuguesa, incluindo os requisitos do Código do Trabalho e do RGPD.
Poupança de tempo e redução de tarefas operacionais, permitindo à tua equipa focar-se em ações estratégicas.

Em resumo, a Sesame HR é uma solução completa para quem procura agilizar a gestão de recibos de vencimento, reduzir erros e melhorar a experiência de toda a equipa. Digitalizar este processo não é só uma questão de eficiência — é também uma forma de reforçar a confiança e o profissionalismo da tua empresa.

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Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca na administração de salários, gestão de relações laborais e aconselhamento em matéria de emprego. A minha formação académica em direito do trabalho e Recursos Humanos permitiu-me desenvolver uma compreensão abrangente da dinâmica laboral e da gestão de pessoal.

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