Calcular o recibo de vencimento: evita erros, garante conformidade

23 de abril, 2025

Calcular o recibo de vencimento corretamente é uma das tarefas mais importantes — e sensíveis — na gestão de recursos humanos. Um erro, por mais pequeno que seja, pode gerar insatisfação entre os colaboradores, penalizações legais e um aumento significativo do tempo gasto em correções e esclarecimentos.

Além disso, o cumprimento das obrigações legais, como os descontos para a Segurança Social e a retenção na fonte de IRS, exige atenção ao detalhe e conhecimento atualizado da legislação laboral portuguesa.

Neste artigo, mostramos-te como calcular o recibo de vencimento de forma correta, que elementos deves incluir, quais são os erros mais comuns e como os evitar.

Então, se queres garantir conformidade, transparência e eficiência no teu processo salarial, continua a ler — este guia é para ti.

O que é o recibo de vencimento?

Antes de mais, o recibo de vencimento é o documento que comprova o pagamento do salário a um colaborador por parte da entidade empregadora. Também conhecido como “folha de pagamento” ou “recibo de ordenado”, este documento detalha todos os elementos da remuneração mensal, incluindo valores brutos, descontos e montante líquido a receber.

De acordo com o Código do Trabalho português, a entrega deste recibo é obrigatória sempre que o pagamento do salário é efetuado, e deve conter informação clara e discriminada sobre:

O período a que o pagamento diz respeito.
O salário base e outras componentes da remuneração (subsídios, prémios, etc.).
Os descontos aplicados (IRS, Segurança Social, entre outros).
O valor líquido final a receber pelo trabalhador.

Além de garantir a transparência na relação laboral, o recibo de vencimento serve como prova legal de que o pagamento foi efetuado e de que os descontos obrigatórios foram realizados corretamente.

Atualmente, este documento pode ser entregue tanto em formato físico como em formato eletrónico, desde que cumpra as condições de acessibilidade, integridade e validade legal.

Como fazer um recibo de vencimento?

Fazer um recibo de vencimento não é apenas preencher valores num documento — é garantir que cada colaborador recebe um comprovativo completo, transparente e em conformidade com a lei. Por isso, é essencial saber exatamente o que incluir e como estruturar o recibo para que esteja correto e válido.

Segue este passo a passo para criares um recibo de vencimento simples e eficaz:

Identificação das partes: inclui os dados da entidade empregadora (nome, NIF, morada) e do trabalhador (nome completo, NIF, número da Segurança Social e categoria profissional).
Período de referência: indica claramente o mês ou o intervalo de tempo a que o vencimento diz respeito.
Componentes da remuneração: discrimina os valores brutos a pagar:
- Salário base
- Subsídios (de alimentação, férias, Natal, etc.)
- Horas extra, prémios ou comissões, se aplicável
Descontos obrigatórios: deduz os valores relativos a:
- Segurança Social (de acordo com a taxa aplicável)
- IRS (com base no escalão correspondente)
- Outros descontos legais ou contratuais (ex.: faltas, adiantamentos)
Valor líquido: apresenta o montante final a pagar ao trabalhador após os descontos — é o valor efetivamente recebido.
Método e data de pagamento: refere a forma de pagamento (transferência bancária, cheque, etc.) e a data em que foi ou será efetuado.
Assinatura (opcional): em caso de entrega em papel, podes incluir assinatura da empresa. No caso de formatos eletrónicos, um PDF protegido já garante validade legal se as condições forem cumpridas.

Como calcular o recibo de vencimento?

Calcular corretamente o recibo de vencimento é essencial para garantir que o colaborador recebe o valor justo e que a empresa cumpre todas as obrigações legais.

Ao mesmo tempo, o processo envolve mais do que somar o salário base — é necessário considerar subsídios, descontos legais e outras variáveis que impactam o montante final.

Abaixo explicamos os passos essenciais para fazer este cálculo de forma correta:

1. Determina o salário bruto

O ponto de partida é o salário base acordado no contrato de trabalho, ao qual podes somar:

Subsídio de alimentação (fixo ou por dia útil).
Subsídio de turno ou de transporte, se aplicável;
Prémios, comissões ou horas extra.

Desse modo, o total destes valores corresponde ao salário bruto mensal.

2. Aplica os descontos obrigatórios

A partir do salário bruto, deduz os valores previstos por lei:

Segurança Social (TSU):
- Trabalhador: 11% do salário bruto
- Entidade patronal: 23,75% (não entra no recibo, mas é importante para a empresa)
IRS (Retenção na fonte):
- Depende do escalão de rendimento, estado civil e número de dependentes.
- Usa as tabelas de retenção publicadas anualmente pela AT (Autoridade Tributária).
Outros descontos:
- Adiantamentos salariais
- Faltas injustificadas
- Penhoras ou acordos de compensação

3. Calcula o salário líquido

Após aplicares todos os descontos ao salário bruto, chegas ao valor final que o colaborador vai efetivamente receber: o salário líquido.

Fórmula base:
Salário líquido = Salário bruto – Segurança Social – IRS – outros descontos

4. Verifica e valida

Antes de emitir o recibo, revê todos os dados: valores, identificações, período de pagamento e métodos utilizados. Um erro nesta fase pode gerar problemas legais ou afetar a confiança do colaborador.

Erros a evitar ao calcular o recibo de vencimento

Calcular o recibo de vencimento pode parecer uma tarefa simples e repetitiva, mas a verdade é que qualquer erro — por mais pequeno que seja — pode ter consequências sérias.

Desde falhas no cumprimento da lei até à perda de confiança por parte dos colaboradores, é essencial garantir que tudo é feito com rigor.

Por isso, reunimos os erros mais comuns que deves evitar e algumas dicas práticas para garantires um processo seguro e em conformidade.

Aplicar taxas de IRS desatualizadas

Em primeiro lugar, é fundamental assegurar que estás a utilizar as tabelas de retenção de IRS mais recentes, publicadas anualmente pela Autoridade Tributária. Aplicar uma taxa errada pode resultar em descontos indevidos, reembolsos obrigatórios e até situações de conflito com o colaborador.

Da mesma forma, a aplicação incorreta das contribuições obrigatórias para a Segurança Social. A taxa do trabalhador é de 11% sobre a remuneração sujeita a descontos. Qualquer falha aqui pode prejudicar os direitos do colaborador, como acesso a subsídios ou reforma, e trazer problemas legais para a empresa.

Não incluir subsídios ou valores variáveis

Além do salário base, há componentes como o subsídio de alimentação, horas extra, comissões ou prémios que devem ser corretamente inseridos. Se algum valor for omitido, não só vais gerar desconfiança, como também distorcer os registos contabilísticos e legais.

Calcular mal faltas ou descontos específicos

Outro ponto crítico é o cálculo de faltas não justificadas, dias não trabalhados ou adiantamentos. Um erro neste campo pode alterar o valor líquido final e resultar em pagamentos errados, o que exige tempo e esforço para corrigir.

Não validar o recibo antes de o enviar

Mesmo com ferramentas automáticas, é essencial fazer uma verificação final antes de emitir o recibo. Confirma dados como o nome do colaborador, número de contribuinte, IBAN, período de vencimento e valores finais. Este passo simples pode evitar retrabalho e reclamações.

Não guardar cópias ou registos organizados

Por fim, é obrigatório manter todos os recibos de vencimento arquivados durante, pelo menos, cinco anos. Falhar nesta obrigação pode dificultar auditorias, inspeções ou até processos judiciais. Dessa forma, um sistema digital seguro e bem organizado ajuda-te a cumprir este requisito com facilidade.

Enfim, evitar estes erros é mais simples quando trabalhas com ferramentas especializadas que te ajudam a automatizar cálculos, manter as tabelas atualizadas e garantir conformidade. Assim, proteges a tua empresa e transmites maior confiança a toda a equipa.

Como a Sesame HR ajuda na gestão dos recibos de vencimento?

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Por isso, com a Sesame podes:

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Assegurar segurança e conformidade legal, com documentos inalteráveis, acessos controlados e prova de entrega digital.
Manter o histórico de forma centralizada e organizada, acessível a qualquer momento por quem gere ou por quem recebe.
Integrar com o software de salários que já usas, evitando duplicação de tarefas e melhorando o fluxo de trabalho.
Oferecer uma experiência simples e moderna aos colaboradores, com acesso aos recibos através de um portal pessoal seguro.
Reduzir o tempo administrativo da tua equipa, libertando recursos para tarefas mais estratégicas.

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Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca na administração de salários, gestão de relações laborais e aconselhamento em matéria de emprego. A minha formação académica em direito do trabalho e Recursos Humanos permitiu-me desenvolver uma compreensão abrangente da dinâmica laboral e da gestão de pessoal.

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