Ferramenta de onboarding: benefícios e funcionalidades

6 de março, 2025

A integração de novos colaboradores é um dos momentos mais críticos para qualquer empresa. Por isso uma ferramenta de onboarding eficiente garante que os funcionários se sintam acolhidos, compreendam rapidamente a cultura da organização e consigam desempenhar as suas funções com confiança.

No entanto, quando feito manualmente, este processo pode ser moroso, desorganizado e suscetível a falhas. Mas, com a digitalização dos recursos humanos, cada vez mais empresas recorrem a softwares especializados em onboarding para otimizar e automatizar este processo.

Mas quais são as principais vantagens destas ferramentas? E como escolher a mais adequada para a tua empresa? Neste artigo, exploramos os benefícios de uma plataforma de onboarding, os principais recursos que deve ter e como implementá-la com sucesso.

O que é uma ferramenta de onboarding?

Atualmente, considera-se uma ferramenta de onboarding um software que automatiza e estrutura o processo de integração de novos colaboradores, permitindo que as empresas forneçam todas as informações necessárias de forma mais eficiente e organizada.

Da mesma forma, estas plataformas ajudam a centralizar documentos, planear atividades, acompanhar a evolução do colaborador e garantir que todas as etapas do onboarding são cumpridas sem falhas.

Assim, a empresa pode reduzir burocracias, evitar esquecimentos e proporcionar uma experiência mais envolvente para o novo funcionário.

Benefícios de utilizar uma ferramenta de onboarding

A implementação de uma ferramenta de onboarding traz várias vantagens tanto para os novos colaboradores como para a equipa de RH. A seguir, vamos ver quais são:

Integração mais rápida e eficiente: permite que novos colaboradores se familiarizem com a empresa, os processos e as suas funções de forma estruturada e automatizada.
Experiência positiva para o colaborador: um onboarding bem organizado melhora a primeira impressão dos novos funcionários, aumentando a sua motivação e satisfação.
Redução da carga administrativa: automatiza tarefas repetitivas, como envio de documentos, assinaturas eletrônicas e recolha de informações, libertando tempo para a equipa de RH.
Maior retenção de talentos: um bom processo de integração reduz a taxa de rotatividade, pois os novos colaboradores sentem-se mais preparados e envolvidos desde o início.
Cumprimento legal garantido: assegura que todos os documentos e procedimentos obrigatórios são cumpridos, evitando erros e problemas legais.
Acompanhamento personalizado: permite monitorizar o progresso de cada colaborador, garantindo que recebem o suporte necessário durante os primeiros meses.
Melhoria na produtividade: com um processo de onboarding estruturado, os novos funcionários tornam-se produtivos mais rapidamente.
Facilidade na integração cultural: apresenta a missão, visão e valores da empresa de forma envolvente, ajudando também os novos colaboradores a sentirem-se parte da equipa desde o início.

Em suma, com uma boa ferramenta de onboarding o processo de integração será muito mais fácil para os novos colaboradores e a própria empresa.

Funcionalidades essenciais de uma plataforma de onboarding

Para garantir um processo de onboarding eficiente, a ferramenta escolhida deve incluir algumas funcionalidades essenciais. A continuação, veremos quais:

Automação de processos – criação de fluxos de trabalho automáticos para cada fase da integração.
Gestão documental – assinatura digital de contratos e armazenamento seguro de documentos.
Checklists personalizadas – listas de tarefas para garantir que cada colaborador cumpre todas as etapas do onboarding.
Integração com outras ferramentas de RH – conectividade com softwares de gestão de talento, assiduidade e comunicação interna.
Acompanhamento e feedback – dashboards com métricas de progresso e questionários de avaliação da experiência do colaborador.

Como escolher a melhor ferramenta de onboarding?

É claro que, com tantas opções disponíveis no mercado, é importante considerar alguns critérios antes de escolher a melhor ferramenta para a tua empresa:

1. Necessidades específicas da empresa

Antes de começar, sabemos que cada organização tem um modelo de onboarding diferente. Por isso, antes de escolher um software, deves avaliar quais são os desafios atuais do teu processo de integração e quais funcionalidades são essenciais para a tua empresa.

2. Facilidade de utilização

Uma ferramenta de onboarding deve ser intuitiva tanto para a equipa de RH como para os novos colaboradores. A experiência do utilizador é fundamental para garantir a adesão ao sistema.

3. Personalização e flexibilidade

O ideal é optar por uma ferramenta que permita personalizar fluxos de onboarding, adaptar conteúdos e integrar diferentes tipos de colaboradores (presenciais, remotos, estagiários, etc.). Já que vai ter mais benefícios e terá um melhor acolhimento.

4. Integração com outros softwares

Se a tua empresa já utiliza um sistema de gestão de RH, é essencial que a ferramenta de onboarding consiga integrar-se com as plataformas existentes, evitando duplicação de trabalho.

Pois, a tecnologia está sempre em evolução. Por isso é importante escolher uma ferramenta que ofereça suporte técnico eficiente e atualizações regulares, garantindo que a empresa tem sempre acesso às melhores funcionalidades.

Como implementar essa ferramenta com sucesso?

Depois de escolheres a ferramenta ideal, é importante garantir que a sua implementação seja bem-sucedida. Aqui estão algumas dicas para facilitar a transição:

Definir um plano de implementação – envolver a equipa de RH e os gestores no processo para garantir uma adaptação eficiente.
Personalizar os conteúdos – adaptar a ferramenta às necessidades da empresa, criando um onboarding alinhado com a cultura organizacional.
Formar os utilizadores – garantir que tanto os novos colaboradores como os responsáveis pelo onboarding sabem utilizar o software corretamente.
Acompanhar resultados – monitorizar métricas de engagement e recolher feedback para otimizar continuamente o processo.

Descobra a Sesame

A Sesame HR é um software de gestão de recursos humanos que facilita e automatiza o processo de onboarding, tornando a integração de novos colaboradores mais eficiente e estruturada.

Desta forma, trazemos os benefícios desse software e como ajuda no processo de onboarding. Vamos ver quais são:

Gestão documental digital – permite armazenar, assinar e partilhar contratos e documentos num único espaço.
Checklists personalizáveis – ajuda a organizar todas as etapas do onboarding para garantir que nada fica esquecido.
Automatização de fluxos de trabalho – envia notificações às equipas envolvidas e agiliza processos.
Atribuição de mentores ou “buddies” – facilita a adaptação do novo colaborador.
Monitorização do progresso – oferece dashboards e relatórios para acompanhar cada fase do onboarding.
Acesso centralizado a formação e informação – disponibiliza conteúdos essenciais num só local.

Por que escolher a Sesame HR?

Ao utilizar a Sesame, as empresas não só agilizam o processo de onboarding, como também melhoram a experiência dos novos colaboradores, garantindo uma adaptação mais rápida e estruturada.

Além disso, ao reduzir tarefas manuais e minimizar erros administrativos, a equipa de recursos humanos pode focar-se em oferecer um acompanhamento mais estratégico e personalizado.

Com a digitalização e automação deste processo, a integração de novos funcionários deixa de ser um desafio e passa a ser uma experiência eficiente, organizada e adaptada às necessidades da empresa.

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