19 de agosto, 2024

Caro líder, já alguma vez se perguntou como poderia otimizar as horas de trabalho na sua organização? A resposta a essa questão pode surpreender-te, uma vez que parcialmente reside na implementação de um sistema de controlo de horários.

Desbloquear todo o potencial produtivo da tua equipa começa com a compreensão da jornada laboral de cada elemento. Saber quando os teus colaboradores começam e terminam as suas tarefas cruciais é um passo importante para melhorar o desempenho e produtividade.

Estamos a falar de uma abordagem estratégica, centrada na efetiva gestão de horários e distribuição inteligente das tarefas. Este método pode ser a solução que procuras para maximizar os resultados da tua empresa e simultaneamente valorizar os teus recursos humanos.

Conseguir um equilíbrio perfeito entre os objetivos corporativos e as necessidades dos colaboradores poderá parecer um desafio. No entanto, com o auxílio certo – ferramentas adequadas e uma visão aberta à tecnologia – é possível transformar esse desafio em oportunidade.

Se ficaste curioso sobre como o controlo de horários de trabalho a poderá ajudar a sua organização a alcançar novos patamares de sucesso, convido-te a continuar a leitura. Explore connosco este universo de possibilidades no próximo segmento.

O que deve constar no horário de trabalho?

Na gestão ou supervisão de uma equipe, é crucial saber o que deve constar no controlo de horários de trabalho. Este é um componente essencial no registo de presenças, pois permite-te ter um acompanhamento exato das horas laborais dos teus colaboradores.

Informações básicas

O mais fundamental numa agenda laboral são os dados do empregado. Isto inclui o nome completo, posição na empresa e o seu departamento. Essas informações ajudam a evitar confusões e asseguram uma distribuição correta das tarefas.

Horários de entrada e saída

Ao detalhar os horários de entrada e saída, proporcionas transparência tanto para ti como para a tua equipa. Isto ajuda a garantir que todos os colaboradores estão a cumprir com as obrigações estabelecidas contratualmente.

Intervalos

Os intervalos também devem ser claramente especificados, incluindo pausas para almoço ou pequenos descansos durante o dia. Isto permite-te ter um controlo rigoroso das horas trabalhadas e dos períodos não produtivos durante o dia laboral.

Jornadas especiais

Caso haja turnos noturnos ou fins de semana, estas jornadas devem estar claramente identificadas. Ao fazer isto, garantes que todos sabem quando têm que estar presentes e podem planear adequadamente os seus tempos livres.

Como fazer um horário de trabalho no Excel?

Começar a fazer um horário de trabalho numa ferramenta de folha de cálculo é mais simples do que pode parecer. Primeiramente, abre-se uma nova folha e esquematiza-se as colunas para os dias da semana, e linhas para as horas do dia. Logo após, insere-se os nomes dos funcionários e preenche-se as células correspondentes com as horas de trabalho.

Ajuda a manter tudo organizado e transparente, facilitando o gerenciamento das rotinas laborais. Mas atenção: é essencial ter cuidado redobrado ao lidar com estes dados sensíveis no que toca à privacidade do colaborador.

Criar um horário de trabalho no Excel é uma tarefa relativamente simples, e pode ser feito de forma personalizada para atender às necessidades da sua empresa ou equipe. Aqui está um passo a passo básico para ajudá-lo a criar um horário de trabalho no Excel:

1: configurar a planilha

Abrir o Excel: Inicie um novo documento no Excel.
Configurar cabeçalhos: Na primeira linha da planilha, insira os cabeçalhos das colunas. Por exemplo:
- A1: Nome do Colaborador
- B1 a H1: Dias da Semana (Segunda-feira, Terça-feira, etc.)
- I1: Total de Horas

2: Inserir dados

Lista de colaboradores: Na coluna A, insira os nomes dos colaboradores.
Horários de trabalho: Nas colunas B a H, insira os horários de entrada e saída de cada colaborador para cada dia da semana.
- Exemplo: “09:00 – 17:00”.

3: Calcular horas trabalhadas

Dividir horário: Se necessário, divida as horas de entrada e saída em colunas separadas (por exemplo, B1 e C1 para “Hora de Entrada” e “Hora de Saída”).
Fórmula de cálculo: Na coluna I, insira a fórmula para calcular as horas trabalhadas:
- Fórmula: =C2-B2 (supondo que C2 seja a hora de saída e B2 seja a hora de entrada).
- Use a função =SOMAR (C2-B2) para somar todas as horas de trabalho na semana para cada colaborador.

4: Formatação e estilo

Formatação de células: Formate as células para exibir o tempo corretamente:
- Selecione as células com os horários e vá até Formato de Células > Hora ou Personalizado para ajustar o formato.
Estilo: Adicione bordas, cores e estilos para tornar o horário mais legível e profissional.

5: Automatização e ajustes

Copiar fórmulas: Arraste as fórmulas para as outras linhas para automatizar os cálculos para todos os colaboradores.
Ajustes finais: Revise e ajuste conforme necessário, adicionando mais colunas ou linhas, se precisar incluir mais informações.

Deves estar a perguntar-te: “Não haverá uma maneira mais eficiente e segura de fazer isto?” Sim, existe! É aqui que entra o software Sesame RH – pensado para facilitar a tua gestão horária, sem correr riscos desnecessários.

O Sesame RH faz um trabalho brilhante na otimização do tempo. Em vez da difícil tarefa manual de preencher células, este sistema automatizado garante uma gestão fluída dos horários laborais dos teus colaboradores

Se porventura te preocupas com questões técnicas ou de suporte na mudança destas ferramentas, ficas a saber que a equipa Sesame RH está sempre disponível para te auxiliar em cada passo.

Eis uma oportunidade imperdível: Descobre como o software Sesame RH pode ajudar-te a ter um gerenciamento de horários mais eficiente e seguro.

Digitaliza o controlo de horários com Sesame RH

Caro gestor, sabemos que manter um ritmo equilibrado de trabalho na tua empresa pode ser um desafio. Por isso, queremos partilhar contigo algumas sugestões para fazê-lo eficazmente.

Planeamento antecipado: é uma das chaves essenciais para gerir o tempo dos teus colaboradores. Com o uso do software Sesame RH, podes visualizar e organizar antecipadamente as horas de trabalho de cada membro da tua equipa.
Ajuste às necessidades da equipa: Não se trata apenas de controlar as horas, mas também de ajustá-las às necessidades dos teus colaboradores. A Sesame RH permite-te fazer alterações em tempo real, proporcionando flexibilidade sempre que necessário.
Transparência: promove a confiança na tua equipa e o Sesame RH ajuda-te a alcançá-la. Os teus colaboradores poderão ver as suas horas registadas, evitando discrepâncias e mal-entendidos.
Análise e otimização: finalmente, poderás usar os relatórios gerados pelo Sesame RH para analisar o desempenho da tua equipe e identificar onde se pode melhorar a utilização do tempo.

O controlo de horários conduz ao aumento da produtividade, ao bem-estar dos colaboradores e ao sucesso da tua empresa. Com o software Sesame RH terás um aliado à medida das tuas necessidades. Experimenta grátis o software Sesame RH.

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★★★★☆

Cristina Martín

Diretor de Recursos Humanos at Sesame RH | Website | + posts

Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gestão de pessoal.

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