11 de setembro, 2024

Alguma vez ficaste perdido numa floresta de papéis e emails para acompanhar as ausências dos teus colaboradores? Sabemos o quanto isto pode ser desafiante e consumir um tempo precioso. Mas, imagina se existisse uma forma mais simples e eficiente de lidar com este processo… Pois bem, é aqui que entra o conceito que vamos explorar. Estamos a falar da sistematização do registo de ausências.

Não se trata apenas de férias ou baixas médicas, mas também de todas as outras situações que podem ocorrer, como licenças parentais ou formações externas. A gestão de ausências eficaz dessas informações é crucial para a boa operacionalidade do teu negócio e para garantir a satisfação dos teus colaboradores.

O controlo adequado destes períodos não só ajuda a ter uma visão mais clara da disponibilidade da equipa, como também contribui para manter a harmonia no local de trabalho, minimizando possíveis mal-entendidos ou conflitos.

Sabendo da relevância deste tema, convidamos-te a descobrir mais sobre esta prática fundamental e como ela pode transformar positivamente o teu dia a dia empresarial. Garantimos que valerá a pena continuar a leitura.

Qual a importância de ter um registo de ausências?

Ter um registo de ausências na empresa é essencial por várias razões, impactando diretamente a gestão de Recursos Humanos, a produtividade e o cumprimento legal. Aqui estão algumas das principais importâncias:

Gestão eficiente de Recursos Humanos

O registo de ausências permite aos gestores monitorizar a frequência e os padrões de ausências, facilitando o planeamento de substituições temporárias ou redistribuição de tarefas. Isto ajuda a minimizar o impacto das ausências na produtividade da equipa.

Através da análise dos registos, é possível identificar padrões de ausências que podem indicar problemas como insatisfação no trabalho, stress ou questões de saúde, permitindo que a empresa tome medidas preventivas.

Cumprimento legal

Em Portugal, o Código do Trabalho exige que as empresas mantenham registos detalhados das horas de trabalho e das ausências. Ter um sistema de registo ajuda a garantir que a empresa está em conformidade com estas exigências legais, evitando penalidades e multas.

Em caso de disputas legais relacionadas com horas de trabalho ou ausência de colaboradores, um registo detalhado serve como prova documentada para a empresa.

Avaliação de desempenho

Os registos de ausências são essenciais para uma avaliação de desempenho justa e objetiva. Eles fornecem dados concretos que podem ser utilizados para avaliar o comprometimento e a assiduidade dos colaboradores.

A assiduidade é frequentemente um critério considerado em promoções e aumentos salariais. Manter um registo permite que as decisões sejam baseadas em informações precisas e imparciais.

Melhoria da produtividade

O simples facto de os colaboradores saberem que as suas ausências estão a ser registadas pode funcionar como um dissuasor para faltas não justificadas, contribuindo para a redução do absentismo e aumentando a produtividade global.

Com dados históricos de ausências, as empresas podem fazer ajustes estratégicos, como implementar horários flexíveis ou programas de bem-estar, que podem melhorar a satisfação e reduzir as ausências.

Gestão financeira

As ausências impactam diretamente os custos da empresa, seja pela necessidade de pagar horas extras a outros funcionários ou pela contratação de substitutos temporários. Registar e analisar as ausências ajuda a controlar e reduzir esses custos.

Que tipo de ausências laborais existem?

As ausências laborais podem ser classificadas em diferentes tipos, dependendo das causas e da forma como são tratadas pela legislação e pelas políticas da empresa. Aqui estão os principais tipos de ausências laborais:

Ausências justificadas

Doença: quando o colaborador está impossibilitado de trabalhar devido a uma doença, sendo necessário um atestado médico para justificar a ausência.
Licença de maternidade/paternidade: concedida a pais e mães após o nascimento ou adoção de um filho, conforme previsto na lei.
Licença médica: inclui ausências para tratamento médico, cirurgias ou consultas importantes.
Férias: Período de descanso anual a que todos os trabalhadores têm direito, segundo a legislação.
Licença de casamento: tempo concedido ao trabalhador para o seu casamento.
Luto: ausência devido ao falecimento de familiares diretos, conforme estipulado pela legislação.
Deveres de cidadania: inclui ausências para cumprimento de obrigações como servir de jurado ou votar.
Formação profissional: tempo concedido para participação em cursos ou formações relevantes para o desenvolvimento profissional.

Ausências não justificadas

Absentismo Injustificado: ausências sem uma razão válida ou sem a devida comunicação ao empregador, o que pode levar a sanções disciplinares.
Faltas Voluntárias: quando o colaborador decide não comparecer ao trabalho sem qualquer justificação ou aprovação prévia.

Parciais

Chegadas tardias/saídas antecipadas: quando o trabalhador chega atrasado ou sai mais cedo do que o horário normal de trabalho, sem uma justificação válida.
Permissões pontuais: pequenos períodos de ausência durante o horário de trabalho para resolver questões pessoais urgentes, que podem ou não ser previamente acordados.

Prolongadas

Licença sem vencimento: período de ausência prolongada, geralmente acordado entre o trabalhador e a empresa, sem remuneração.
Licença sabática: ausência prolongada para descanso ou desenvolvimento pessoal, muitas vezes ligada a fins educativos ou projetos pessoais.

Cada tipo de ausência tem implicações legais e administrativas distintas, e é importante que tanto a empresa quanto os colaboradores estejam cientes das políticas internas e da legislação em vigor para garantir uma gestão eficaz e justa das ausências laborais.

O papel de Sesame RH no registo de ausências

Com o software Sesame RH, tens à tua disposição uma ferramenta que simplifica e automatiza o processo de acompanhamento das ausências. Este programa permite-te registar cada falta, tardia, saída antecipada ou licença, categorizando cada situação convenientemente.

Ao mesmo tempo, podes conferir um histórico detalhado das faltas de cada colaborador. Assim, de um olhar sereno e ponderado, acessas a informações cruciais que lhe permitem tomar decisões bem fundamentadas sobre a gestão da tua equipa.

Ao invés de perderes tempo valioso a compilar manualmente os dados sobre as ausências da tua equipa, podes contar com uma solução automatizada que te liberta para tarefas mais estratégicas e produtivas. A Sesame RH oferece-te relatórios claros e concisos que facilitam a análise e tomada de decisões baseadas em factos reais.

Em resumo, o software Sesame RH é uma solução eficaz e eficiente para gerir profissionalmente as faltas dos membros da tua equipa. Aproveita para experimentar gratuitamente por 14 dias e descobre como esta ferramenta pode ser um aliado poderoso na gestão eficiente do teu capital humano.

Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gestão de pessoal.

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