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HRIS: conhece a transformação digital na gestão de RH
Neste artigo, dizemos-lhe o que é um HRIS, como funciona e os benefícios que pode obter se o implementar na gestão da sua empresa.
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Isabel García
HR Consultant
26 de junho, 2024
Vivemos tempos em que a transformação digital está a remodelar a forma como as empresas operam, e a gestão de Recursos Humanos não é exceção à esta regra. Um dos elementos centrais desta chamada “revolução” é o Sistema de Informação de Recursos Humanos (Human Resources Information System ou HRIS), uma ferramenta que está a revolucionar a forma como as empresas gerem os seus colaboradores.
Mas o que exatamente é um HRIS? Como isso muda o cenário da Gestão de RH? Este artigo for pensado com o objetivo de esclarecer essas questões.
O que é um HRIS?
Um HRIS é um sistema informático que combina diversas funções de gestão de pessoas num único software. Portanto, um HRIS ajuda a automatizar e otimizar processos relacionados com a contratação, pagamento, formação, avaliação de desempenho, e muitas outras áreas da gestão de pessoal.
Ao integrar diferentes módulos, um HRIS dá aos seus utilizadores uma visão global das operações de RH, gerando dados importantes para uma gestão mais eficiente.
Benefícios de um sistema HRIS na organização
Automatização de tarefas Repetitivas
Processos de informação são quase sempre repetitivos e, quanto são executadas várias vezes, como o processo de folhas de pagamento, gestão de benefícios e controlo de assiduidade, podem vir a ser morosas e falhas.
Porém, um HRIS tem a capacidade de automatizar tarefas administrativas recorrentes. Isto não só reduz a carga de trabalho dos profissionais de RH, como também minimiza a possibilidade de erros humanos, garantindo que os dados dos funcionários sejam geridos com precisão.
2. Centralização de dados
Um HRIS permite a centralização de todas as informações dos colaboradores em um único banco de dados. Desde dados pessoais, históricos de empregos, avaliações de desempenho e até a formação, todos esses dados podem ser facilmente acedidos e geridos através do software.
3. Melhoria na gestão de talentos
Com um HRIS, a gestão de talentos torna-se muito mais eficiente. As ferramentas de análise e relatórios integradas permitem identificar tendências e padrões no desempenho dos funcionários, ajudando os gestores a tomar decisões estratégicas sobre promoções, formações e sucessões.
Além disso, o HRIS pode ajudar os líderes de equipa a identificar lacunas de competências e a planear programas de desenvolvimento de carreira para seus colaboradores.
4. Maior conformidade legal
Hoje, a conformidade com as leis laborais e regulamentos internos se tornou um desafio constante para as equipas de RH. Um HRIS ajuda a garantir que todas as práticas de Recursos Humanos estão em conformidade com as regulamentações em vigor.
O sistema pode ser configurado para alertar os gestores sobre prazos importantes, mudanças na legislação e outras obrigações legais, reduzindo o risco de penalidades, coimas e litígios.
5. Aumento da Eficiência Operacional
A integração de várias funções de RH num único sistema aumenta a eficiência operacional. Antes, os processos eram manuais e demorados; agora, podem ser concluídos de forma rápida e precisa. Além disso, a análise de dados em tempo real permite identificar e até resolver automaticamente problemas de forma proativa, antes de se tornarem críticos.
Como fazer uma integração do HRIS na empresa passo a passo?
Avaliação das necessidades da empresa
Antes de implementar um HRIS, é de suma importância avaliar as necessidades específicas da empresa. Esta avaliação deve considerar, porém, o tamanho da empresa, o número de funcionários, os processos de RH existentes e as funcionalidades necessárias.
O objetivo é escolher um sistema que se adapte às necessidades específicas da organização, em vez de optar por uma solução genérica.
A maioria dos HRIS possui formas de customização, algumas mais simples, outras mais complexas, mas que contribuem para a integração completa do sistema frente as necessidades da companhia.
2. Escolha do fornecedor
Existem diversos fornecedores de HRIS no mercado, cada um oferecendo diferentes funcionalidades e níveis de suporte. Desta forma, é necessário realizar uma pesquisa mais profunda e comparar as opções disponíveis.
Assim, alguns fatores a considerar incluem a reputação do fornecedor, a facilidade de utilização do sistema, a escalabilidade e a capacidade de integração com outros sistemas já utilizados pela empresa, bem como os já referidos processos de customização e a facilidade (ou não) de sua implantação.
3. Planejamento da implementação
A implementação de um HRIS requer um planeamento cuidadoso. É essencial desenvolver um cronograma detalhado que inclua todas as etapas do processo, desde a configuração inicial até à formação dos colaboradores. Além disso, deve-se definir claramente as responsabilidades de cada membro da equipa de implementação para garantir que o processo decorra sem problemas.
4. Formação dos colaboradores
A formação é uma parte fundamental da implementação de um HRIS. Todos os utilizadores do sistema, desde a equipa de RH até aos gestores e colaboradores, devem receber formação adequada sobre como utilizar o sistema. Embora seja extensa e trabalhosa, o treinamento garante que todos estejam confortáveis e confiantes no uso do HRIS, maximizando os benefícios da ferramenta.
5. Monitorização e ajustes
Após a implementação, é importante monitorizar o desempenho do HRIS e fazer ajustes baseados em dados de funcionamento. Recolher feedback dos utilizadores pode ajudar a identificar os pontos de melhoria e garantir que o sistema está a funcionar conforme esperado. A monitorização contínua também ajuda a identificar brechas e oportunidades para corrigir e otimizar ainda mais os processos de RH.
Quais são os desafios na implementação do HRIS?
Resistência à mudança
Como qualquer transformação digital, a implementação de um HRIS pode encontrar resistência por parte dos colaboradores. Os membros mais antigos da empresa tendem a ver as mudanças para um sistema digital com desconfiança e receio.
Nesse sentido, para mitigar esta resistência, é essencial comunicar claramente os benefícios do HRIS e envolver os colaboradores desde o início do processo de implementação.
Custo inicial
Os custos iniciais de implementação de um HRIS podem ser elevados, especialmente para pequenas e médias empresas. No entanto, é importante considerar o retorno do investimento a longo prazo. As eficiências e benefícios que o sistema proporciona muitas vezes excedem o custo inicial.
Integração com sistemas existentes
A integração de um HRIS com outros sistemas empresariais pode ser um desafio. Deves garantir que o HRIS escolhido seja compatível com os sistemas que sua empresa já utiliza, como software de contabilidade ou plataforma de gerenciamento de projetos.
Em outras palavras, a integração bem sucedida é extremamente importante para maximizar a eficiência e evitar a duplicação de esforços.
O futuro do HRIS
Como qualquer boa tendência, a evolução do HRIS não irá parar. Com o avanço das tecnologias emergentes, como inteligência artificial e big data, o HRIS tornou-se mais poderoso e abrangente. No futuro, podemos esperar que estes sistemas ofereçam capacidades mais avançadas, tais como análises preditivas para prever tendências de rotatividade, ferramentas de recrutamento baseadas em IA para identificar os melhores candidatos e plataformas de formação personalizadas para desenvolver as competências dos funcionários.
Tal como acontece com qualquer transformação digital, na gestão de recursos humanos, o HRIS está a proporcionar uma série de benefícios significativos às empresas. Assim, desde a automatização de tarefas repetitivas até à melhoria da gestão de talentos e da conformidade legal, o HRIS pode transformar a forma como os departamentos de RH operam.
Embora a implementação de um HRIS possa apresentar desafios, os benefícios a longo prazo justificam o investimento. À medida que a tecnologia continua a evoluir, espera-se que o futuro do HRIS traga mais inovação, tornando-o um interveniente fundamental na gestão moderna de recursos humanos.
Profissional experiente da RH dedicado à promoção de comunidades colaborativas líderes de RH fortes. Como fundador da RH Club e da HR Community, utilizo os meus mais de 15 anos de experiência para melhorar o panorama profissional dos líderes de RH.
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