Gestão eletrônica de documentos: como fazer passo a passo

8 de novembro, 2024

Alguma vez já parou para pensar no tempo que a sua equipa despende procurando por documentos? Ou na quantidade de papel que a sua empresa utiliza todos os dias? Se tais questões te deixam desconfortável, é tempo de conhecer a gestão eletrônica de documentos.

A tecnologia tem vindo a transformar o modo como as empresas operam, oferecendo ferramentas inovadoras e eficientes para otimização de processos. Entre elas, surge o conceito da “tecnologia sem papel”, mais conhecida como digitalização do arquivo empresarial.

Estamos a falar de um software de gestão documental e poderoso capaz de otimizar o fluxo de trabalho, minimizando custos e potencializando o desempenho da tua equipa. É uma abordagem futurista à organização, recuperação e tratamento expedito das informações contidas em documentos diversos: dos contratos aos relatórios técnicos, das facturas às comunicações internas.

Interessado em saber mais sobre esta mudança revolucionária? Continua a leitura e descobre como a gestão eletrónica pode contribuir para tornar o teu negócio mais competitivo e sustentável.

Qual é a função da gestão electrónica de documentos?

A função da gestão electrónica, ou seja, a administração moderna de ficheiros digitais, é otimizar e melhorar os processos relacionados com documentos dentro da empresa. Este sistema de gestão documental permite-lhe aceder a informações de forma rápida e eficiente, sem perder tempo a procurar fisicamente um documento.

Ao adotar uma solução eletrónica para gerir os documentos do seu negócio, estás a garantir que os teus arquivos estão seguros e disponíveis apenas para aqueles que têm as permissões necessárias. Facilitando assim não só a organização, mas também o cumprimento das normas de confidencialidade e privacidade.

Além disso, este tipo de gestão permite automatizar tarefas repetitivas relacionadas com documentos e torná-las mais eficientes. É possível criar fluxos de trabalho digitais que guiam automaticamente os documentos através do processo de aprovação, assinatura e arquivamento.

Qual a diferença entre a gestão eletrônica de documentos e a digitalização?

A gestão eletrónica de documentos e a digitalização não são conceitos intercambiáveis. A digitalização é um processo pelo qual os documentos físicos são convertidos em formato digital. Este é um passo importante para o armazenamento e recuperação de informação mais eficiente, permitindo que liberte espaço físico no seu escritório.

No entanto, a administração eletrônica de papéis, por outro lado, vai além da simples conversão de documentos. Este sistema inclui as técnicas usadas para gerir, organizar e rastrear documentos digitais ao longo do seu ciclo de vida completo – desde a criação até ao arquivamento ou eliminação. Oferece uma maneira estruturada de armazenar e acessar informações vastas e complexas.

A essência está em entender que a digitalização é um componente da gestão eletrónica de informação, mas não todo o processo. É uma distinção crucial para te ajudar a identificar as necessidades reais da tua empresa e a escolher as ferramentas adequadas para otimizares os teus processos documentais.

Qual é a importância da gestão eletrônica de documentos?

A importância da gestão eletrônica de documentos reside em diversos fatores fundamentais para a otimização do teu negócio. Com um avanço tecnológico cada vez mais veloz, é vital acompanhar esta evolução e modernizar práticas de gestão.

A tramitação eletrônica dá-te um controlo maior sobre os teus documentos e processos. Podes localizar rapidamente informações, acelerar fluxos de trabalho e eliminar erros humanos associados à gestão manual. A tua empresa torna-se mais produtiva, eficiente e competitiva.

Além disso, o processo digital reduz a necessidade de armazenamento físico, gerando economia em termos de espaço e recursos financeiros. A segurança da tua informação também é significativamente melhorada, com backups regulares e proteção contra perda ou danos físicos.

Adicionalmente, a gestão eletrônica dos documentos auxilia no cumprimento da legislação. Com ela é possível assegurar que os dados sejam mantidos pelo período legalmente exigido e protegidos contra acesso não autorizado.

Transforma a tua gestão de documentos com Sesame RH

Sem dúvida que já te deparaste com o desafio constante de gerir um volume imenso de documentos. Sabemos que é uma tarefa necessária, mas também sabemos o quanto pode ser cansativa e dispendiosa. A solução? A digitalização e gestão eletrónica dos teus documentos através do software Sesame RH!

Adopta uma estratégia proactiva

Faz uma pausa na rotina diária agitada e toma um momento para considerar a implementação deste software. Ele vai ajudar-te a organizar todos os documentos da tua empresa, facilitando o acesso e garantindo uma melhor eficiência operacional.

Reduz o espaço físico necessário

Já pensaste na quantidade de espaço físico necessária para armazenar todos os documentos em papel da tua empresa? Com a digitalização, esse problema será coisa do passado. Além disso, o Sesame RH oferece um armazenamento seguro e eficiente.

Aumenta a segurança da informação

O software permite-te ter um maior controlo sobre quem tem acesso aos documentos, contribuindo assim para aumentar a segurança da informação na tua empresa.

Acelera os processos operacionais

Poderás aceder aos documentos necessários num instante, sem teres que perder tempo à procura em arquivos físicos espalhados por várias localizações.

Em resumo, o software Sesame RH traz-te um conjunto de benefícios que vão melhorar significativamente a tua gestão empresarial. Sem dúvida, irá libertar-te para te focares nas tarefas mais importantes e estratégicas da tua empresa.

Estás pronto para evoluir na gestão dos documentos da tua empresa? Solicita agora um teste grátis de 14 dias da Sesame RH e experimenta por ti mesmo todas as vantagens que temos para te oferecer!

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Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoal, seleção e retenção de talentos.