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Sistema de ponto eletrónico: como melhora a gestão de horários?
Pretendes digitalizar a gestão do horários na sua empresa? Saiba mais sobre as vantagens de um sistema de ponto eletrónico aqui.
Precisa de ajuda?
Isabel García
HR Consultant
30 de maio, 2024
Já reparaste que controlar as horas de trabalho dos teus colaboradores é uma tarefa complicada? Entre folhas de ponto em papel que se perdem, dados inseridos manualmente e dificuldade em consolidar toda a informação. Fazer o controlo assiduidade é um pesadelo para qualquer gestor. Mas não precisa de ser assim! Um sistema de ponto eletrónico pode revolucionar a forma como controlas o horário da tua equipa.
Neste artigo, explicamos o que é um sistema de ponto eletrónico, porque é importante para a tua empresa e como implementá-lo da forma mais eficiente. Se queres otimizar a gestão do tempo dos teus colaboradores e cumprir as regras laborais, não percas estas dicas!
O que é um sistema de ponto eletrónico?
Um sistema de ponto eletrónico é um software que ajuda as empresas a gerir e fazer o controlo de assiduidade dos seus colaboradores de forma digital e automatizada.
Este tipo de solução substitui os tradicionais cartões ou folhas de ponto, permitindo registar as entradas, saídas e pausas de uma forma rápida e eficiente através de terminais biométricos, cartões de proximidade ou aplicações móveis.
Importância da gestão da assiduidade dos colaboradores
Como CEO ou gestor de RH, a gestão da assiduidade dos seus colaboradores é fundamental para o sucesso da sua empresa. Sem controlo da assiduidade, pode perder dinheiro com horas extraordinárias desnecessárias, faltas injustificadas e baixa produtividade.
Legalmente obrigado
A legislação portuguesa obriga as empresas a implementar um sistema de controlo de assiduidade para garantir o cumprimento das regras relativas ao tempo de trabalho. Se não o fizer, pode enfrentar penalidades significativas.
Maximizar a produtividade
Com um sistema de ponto eletrónico, pode monitorizar facilmente as horas de trabalho dos seus colaboradores e garantir que ninguém excede as horas contratuais. Isto ajuda a maximizar a produtividade, reduzir desperdícios e controlar custos.
Detetar problemas rapidamente
Um sistema de ponto eletrónico fornece informações em tempo real sobre faltas, atrasos e horas extraordinárias. Isto permite-lhe detetar e abordar problemas de assiduidade assim que surgem, em vez de descobri-los apenas no final do mês. Pode então tomar medidas corretivas imediatas para minimizar o impacto na sua empresa.
Digitalizar processos de RH
Finalmente, um sistema de ponto integrado num software de Recursos Humanos como o Sesame RH ajuda a digitalizar e automatizar muitos processos administrativos de RH, como o cálculo de salários, gestão de férias e licenças. Isto poupa muito tempo e minimiza erros, permitindo que a sua equipa de RH se concentre em tarefas mais estratégicas.
Em resumo, a implementação de um sistema de ponto eletrónico traz enormes benefícios a longo prazo para a gestão dos colaboradores e o desempenho geral da sua empresa.
Requisitos legais para o sistema de ponto electrónico em Portugal?
Em Portugal, os sistemas de ponto electrónicos devem seguir as regras definidas na Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LTFP). De acordo com o LTFP, os empregadores são obrigados a manter um registo de horas de trabalho dos seus funcionários.
Este registo deve incluir informações como os horários de início e fim do trabalho diário, intervalos para refeições e descanso, e horas extraordinárias.
Registos de ponto obrigatórios
Os empregadores devem conservar os registos de ponto durante cinco anos. Estes registos podem ser solicitados pela Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT) para fins de fiscalização. Além disso, os funcionários têm o direito de aceder aos seus próprios registos de ponto a qualquer momento.
Sistemas de controlo de assiduidade
Os relógios de ponto electrónicos são uma forma de sistemas de controlo de assiduidade que permitem o registo automático das horas de início e fim de trabalho diário. Estes sistemas devem estar em conformidade com a legislação portuguesa sobre protecção de dados. Os dados recolhidos pelos relógios de ponto electrónicos só podem ser utilizados para efeitos de gestão da relação laboral.
Como implementar um sistema de ponto eletrónico?
Agora que compreenderam a importância de controlar a assiduidade dos colaboradores, chegou a hora de implementar um sistema eletrónico de ponto. Não se preocupem, não é tão complicado como parece. Só precisam de seguir estes passos:
Escolher o software certo
Existem muitas opções de softwares de RH com módulos de controlo de assiduidade. Procurem por aqueles que se integram com o vosso sistema de folha de pagamento e que têm capacidades como registo de ponto por impressão digital, código de barras ou cartão.
Quero que conheçam o software da Sesame RH, que integrou diferentes funcionalidades para digitalizar não só os processos administrativos, mas também a assistência aos trabalhadores, como a avaliação do desempenho e o clima de trabalho.
Pode registar-se e testar a ferramenta gratuitamente durante 14 dias. Desta forma, pode ver como, em menos de duas semanas, os processos da sua equipa de RH são optimizados em termos de eficiência e tempo.
Definir as regras de assiduidade
Cada empresa tem regras próprias para gestão de horários, folgas, férias, etc. Integrem estas regras no sistema eletrónico para que ele possa calcular corretamente as horas trabalhadas e gerar alertas de incumprimento. Não se esqueçam de incluir tolerâncias de atrasos e saídas antecipadas.
Escolher os terminais
Os terminais mais comuns são os leitores de impressão digital, código de barras e cartão. Escolham aqueles que melhor se adaptam à vossa cultura organizacional. Se tiverem vários locais de trabalho, optem por uma solução que permita o registo de ponto à distância através de aplicação móvel, por exemplo.
Treinar os colaboradores
Para uma implementação de sucesso, é essencial treinar os colaboradores no uso do novo sistema. Expliquem como funciona o registo de ponto, quais são as regras de assiduidade e tolerâncias. Esclareçam dúvidas e disponibilizem manuais de ajuda. O treino e suporte contínuo irão incentivar a adesão dos colaboradores ao sistema.
Monitorizar e melhorar
Após a implementação, monitorem como os colaboradores estão a utilizar o sistema e se existem dúvidas ou obstáculos. Procurem também sugestões de melhoria junto dos colaboradores. Com base nesta monitorização, façam upgrades ao sistema e ajustem procedimentos para aumentar a eficiência e satisfação de todos.
Seguindo estes passos, poderão implementar com sucesso um sistema eletr
Então é isso! A implementação de um sistema de ponto eletrónico na tua empresa pode parecer um processo complicado à primeira vista, mas seguires estes passos, verás que não é nada do outro mundo. Com as soluções disponíveis hoje em dia, podes ter um sistema funcional em pouco tempo.
E os benefícios para a gestão dos teus colaboradores e o cumprimento da lei rapidamente compensarão o investimento inicial. Não tenhas medo de dar este passo para modernizar o controlo de assiduidade na tua empresa. Os teus colaboradores e gestores agradecer-te-ão!0
Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gestão de pessoal.
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Eu sou Isabel, consultora de RH da Sesame RH. Marque uma reunião com a minha equipa para o ajudar.
