4 de setembro, 2024

Caro gestor de Recursos Humanos ou CEO, alguma vez ponderou sobre a relevância do registo de horas de trabalho para a saúde e produtividade da sua organização? Vamos falar sobre a necessidade de controlar as horas dedicadas a cada tarefa nas empresas.

Vivemos numa era em que cada minuto importa e pode significar um ganho ou perda substancial para o nosso negócio. O controlo de assiduidade e pontualidade, é, portanto, não apenas uma questão organizativa, mas uma estratégia empresarial fundamental. Contudo, administrar o tempo das equipas não precisa ser um desafio.

Imagina poder ter um sistema que lhe oferece uma visão ampla e detalhada sobre como o tempo é gasto na sua empresa? Imagine que este mesmo sistema pode ajudá-lo a identificar gargalos, otimizar processos e aumentar a produtividade?

Convidamo-lo agora para continuar a leitura, onde irá descobrir como uma solução eficaz de controlo de tempo pode tornar-se uma ferramenta estratégica valiosa no seu papel como gestor. Não perca esta oportunidade para potenciar ainda mais o sucesso da sua organização.

Quais são os impactos dos registos de horas de trabalho na produtividade?

Fazer o registo de horas de trabalho pode ter um impacto significativo na produtividade de uma empresa. Aqui estão alguns dos principais efeitos:

Monitorização e análise do tempo

O registo das horas permite às empresas identificar áreas onde o tempo está a ser mal utilizado. Isso pode levar à reorganização de tarefas, eliminando atividades redundantes e focando em áreas que necessitam de mais atenção.

Ao ter uma visão clara de como o tempo é gasto, as empresas podem alocar melhor os seus recursos, assegurando que os projetos mais importantes recebam a atenção necessária.

Cumprimento de prazos

Com o registo de horas, as empresas conseguem planear melhor as suas atividades, estabelecendo prazos mais realistas com base no tempo efetivamente necessário para completar tarefas similares no passado.

Ao monitorizar continuamente o tempo, é mais fácil identificar possíveis atrasos e tomar medidas corretivas antes que os problemas se agravem.

Motivação e responsabilização

Quando os colaboradores sabem que o seu tempo de trabalho é monitorizado, tendem a ser mais responsáveis e focados nas suas tarefas.

O registo de horas também garante que todos os colaboradores sejam tratados de forma justa, evitando situações de trabalho excessivo ou subaproveitamento, o que pode melhorar a moral e a motivação.

Melhoria contínua

Com os dados recolhidos através do registo de horas, as empresas podem fornecer feedback construtivo aos colaboradores, ajudando-os a melhorar a gestão do seu tempo e, consequentemente, a produtividade.

A análise das horas trabalhadas pode revelar lacunas de competências que, quando preenchidas através de formação, podem aumentar a eficiência dos colaboradores.

Conformidade e segurança jurídica

Em Portugal, o registo de horas de trabalho é obrigatório e garante que a empresa está em conformidade com a legislação, evitando possíveis sanções e conflitos laborais que poderiam impactar negativamente a produtividade.

Como fazer o registo de horas de trabalho?

Registar as horas de trabalho dos colaboradores é uma prática essencial para garantir o cumprimento das leis laborais, bem como para otimizar a gestão de Recursos Humanos e melhorar a produtividade. Existem várias formas de fazer o registo de horas de trabalho, dependendo das necessidades da empresa e das ferramentas disponíveis. Aqui estão alguns passos para realizar esse registo de forma eficaz:

1. Escolha do método de registo

Manual: pode ser feito através de folhas de ponto ou cadernos, onde os colaboradores registam manualmente as suas horas de entrada e saída. Este método é mais simples, mas propenso a erros.
Digital: utilização de software de gestão de tempo ou relógio de ponto ou aplicações que permitem o registo das horas de trabalho de forma automatizada. Estas ferramentas oferecem maior precisão e facilitam a integração com outros sistemas de RH.

2. Definição de regras claras

Estabeleça horários de trabalho padrão, pausas e regras para horas extraordinárias. Certifique-se de que todos os colaboradores compreendem estas regras e sabem como registar as suas horas corretamente.

3. Integração com sistemas de assiduidade

Utilize sistemas de controlo de assiduidade, como relógios de ponto, cartões de proximidade, ou até mesmo sistemas biométricos, para automatizar o registo de horas. Estes sistemas podem ser integrados com software de gestão de tempo para garantir que todos os dados são registados de forma precisa.

4. Monitorização e análise

Regularmente, verifique os registos para identificar padrões, como atrasos recorrentes ou excesso de horas extraordinárias. Utilize estes dados para tomar decisões sobre a gestão de pessoal e melhorar a eficiência operacional.

5. Cumprimento legal

Em Portugal, o registo de horas de trabalho é obrigatório por lei. Certifique-se de que os registos cumprem as exigências do Código do Trabalho, nomeadamente no que respeita a horas de trabalho, pausas e descansos obrigatórios.

6. Armazenamento e acesso aos registos

Mantenha os registos de horas armazenados de forma segura e acessível, em conformidade com as normas de proteção de dados. Certifique-se de que os colaboradores e gestores podem aceder aos registos quando necessário.

7. Relatórios e auditorias

Utilize os registos para gerar relatórios periódicos que ajudem na tomada de decisões estratégicas. Estes relatórios também são úteis em caso de auditorias ou inspeções por parte das autoridades laborais.

8. Formação e sensibilização

Ofereça formação aos colaboradores sobre a importância do registo correto das horas de trabalho e como utilizar as ferramentas disponíveis.

Artigo 202º do Código do Trabalho sobre o registo de horas de trabalho

O Código do Trabalho em Portugal estabelece regras claras sobre o registo de horas de trabalho, com o objetivo de garantir o cumprimento das normas laborais e a proteção dos direitos dos trabalhadores. Aqui estão os principais pontos:

Obrigatoriedade do registo

De acordo o Artigo 202º o Código do Trabalho obriga as empresas a manter um registo atualizado das horas de trabalho dos seus colaboradores. Este registo deve incluir o horário de início e fim de cada período de trabalho, bem como as pausas e intervalos obrigatórios.

Que empresas deven ter o registo de horas?

Em Portugal, todas as empresas, independentemente do setor ou do tamanho, estão obrigadas a manter o registo de horas de trabalho dos seus colaboradores. Esta obrigação é imposta pelo Código do Trabalho (Artigo 202.º), que visa garantir o cumprimento das normas laborais, nomeadamente o controlo das horas de trabalho, pausas, e horas extraordinárias.

Empresas de todos os setores: não importa se a empresa atua no comércio, indústria, serviços, ou outro setor. Todas as empresas devem cumprir esta obrigação.
Micro, pequenas, médias e grandes empresas: o tamanho da empresa também não isenta do cumprimento desta regra. Desde pequenas startups até grandes corporações, todas devem manter o registo atualizado das horas de trabalho.
Empresas com trabalhadores em regime de horário flexível: mesmo que a empresa adote horários flexíveis ou teletrabalho, o registo das horas deve ser feito para garantir que os direitos laborais são respeitados.

Formato do registo

O registo pode ser feito em formato manual ou digital, mas deve ser mantido de forma a garantir a sua acessibilidade e integridade. É comum que o registo seja integrado em sistemas de controlo de assiduidade ou software de gestão de tempo.

Disponibilidade para inspeção

O registo de horas deve estar sempre disponível para inspeção por parte da Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT). As empresas devem assegurar que estes registos estão organizados e acessíveis em caso de auditoria.

Período de conservação

A legislação estipula que os registos de horas de trabalho devem ser mantidos por um período mínimo de cinco anos. Isto é necessário para garantir que a empresa está em conformidade com a lei e para fornecer evidências em caso de disputas ou inspeções.

Penalizações por incumprimento

O não cumprimento destas obrigações pode resultar em coimas significativas para a empresa. As penalizações variam consoante a gravidade da infração e o tamanho da empresa.

Flexibilidade e horas extra

O Código do Trabalho também estabelece que qualquer trabalho realizado fora do horário regular deve ser devidamente registado e compensado de acordo com as regras aplicáveis, como o pagamento de horas extraordinárias ou a concessão de descanso compensatório.

Em resumo, o registo de horas de trabalho é uma obrigação legal em Portugal e uma ferramenta essencial para garantir a conformidade com as normas laborais e a proteção dos direitos dos trabalhadores. As empresas devem estar cientes destas exigências e assegurar que têm os sistemas adequados para realizar este registo de forma correta e eficiente.

O que deve constar no horário de trabalho?

O registo adequado das jornadas laborais é fundamental para a gestão eficaz do teu negócio. Então, o que deve constar no horário de trabalho?

Um horário de trabalho completo deve incluir os seguintes detalhes:

Identificação do trabalhador: o nome completo e outros detalhes pessoais do colaborador devem ser claramente mencionados.
Horas de entrada e saída: o tempo exato em que o colaborador começa e termina o dia de trabalho.
Duração do intervalo: este é o período durante o qual o empregado não está a trabalhar, normalmente destinado a descanso ou refeição.
Totais diários e semanais: A soma das horas trabalhadas em cada dia e semana.
Feriados e ausências: registo dos dias em que o funcionário esteve ausente, justificadamente ou não, e feriados laborais.

O controlo preciso das horas de trabalho ajuda-te a gerir melhor a equipa, evita a sobrecarga ou subutilização dos recursos humanos e pode até ajudar-te na tomada de decisões estratégicas importantes. Mas sabemos que pode ser um processo complexo e moroso.

Aqui surge uma solução: Sesame RH. Nosso software foi projetado para facilitar todo este processo de registo, poupando tempo valioso. Além disso, fornece relatórios completos que te ajudam na análise da produtividade da equipa.

Sesame RH: seu melhor aliado para o registo de horas de trabalho

Ter um controle eficaz das horas trabalhadas pelo seu plantel é essencial para garantir a justa remuneração e otimização de tarefas. Se estás à procura de uma solução moderna e eficiente, permita que te apresente o software Sesame RH.

Com este software, poderás gerenciar as horas da tua equipa de forma fácil e prática. Ele permite aos gestores mapear a jornada de trabalho de cada colaborador, registando entradas, saídas e intervalos. Além disso, oferece a possibilidade de acompanhar projetos específicos ou tarefas individuais, proporcionando um retrato fidedigno do tempo dispensado nos diferentes departamentos da empresa.

A Sesame RH é flexível e adaptável às necessidades do teu negócio. Tu podes configurá-lo para acompanhar diversos horários e turnos, facilitando o acompanhamento dos colaboradores que trabalham em horários diferenciados ou em regime remoto.

A integração com outras ferramentas digitais é outra grande vantagem da Sesame RH. Ele pode ser sincronizado com calendários online, planilhas eletrónicas e sistemas de contabilidade. Assim, tu tens acesso a um panorama completo da situação laboral na tua empresa sem teres que inspecionar vários programas diferentes.

O uso responsável do registo das horas trabalhadas promove uma cultura corporativa transparente e justa. É importante lembrar que esta prática não serve apenas para garantir a correta remuneração dos colaboradores – ela também constitui uma valiosa fonte de informação para planeamento estratégico e tomada de decisões.

Gostarias de experimentar a Sesame RH? Solicita um teste gratuito de 14 dias e descobre como este software pode simplificar a gestão do tempo na tua empresa.

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Cristina Martín

Diretor de Recursos Humanos at Sesame RH | Website | + posts

Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gestão de pessoal.

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