Gestão de arquivos e documentos: aumente a produtividade

8 de novembro, 2024

Alguma vez refletiu sobre a importância fundamental que a organização eficaz do seu arquivo corporativo tem para o funcionamento fluido do seu negócio? Na realidade, a gestão de arquivos e documentos essenciais da sua empresa é uma das chaves para garantir alta produtividade e eficiência operacional.

Perante um mundo cada vez mais digital, uma boa estratégia de tratamento e gestão documental pode ser o seu cartão de visita para o sucesso. Ambientes desorganizados geram atrasos, erros e dificultam a recuperação de dados em momentos cruciais. A solução? Uma abordagem estruturada à catalogação das suas informações empresariais.

Neste contexto, implementar um sistema adequado não se trata apenas de colocar papéis em prateleiras ou guardar ficheiros em pastas digitais. Trata-se antes da articulação inteligente entre pessoal, procedimentos e tecnologia – tudo concebido com a finalidade de otimizar os processos dentro do seu negócio.

Está preparado para descobrir como transformar este aparente desafio num verdadeiro aliado para o desenvolvimento da sua empresa? Continue connosco nesta jornada pelo fascinante mundo da organização dos seus documentos essenciais.

O que faz um gestor de arquivos?

Na qualidade de CEO, dono de empresa ou gestor de recursos humanos, é provável que te questiones frequentemente sobre o papel e as responsabilidades de um gestor documental. Em essência, um gestor documental é responsável pela organização e controlo dos documentos de uma empresa.

Dito isto, a sua função vai muito além da simples catalogação e arquivo de documentos. Ele assegura-se que todos os documentos estão corretamente classificados e armazenados, reduzindo assim o tempo necessário para localizar informação específica. Além disso, deve implementar medidas que garantam a segurança dos dados sensíveis contidos nesses ficheiros.

Frequentemente, também é tarefa do gestor documental estabelecer normas e procedimentos para a criação de novos documentos. Isto significa definir não apenas os formatos aceitáveis mas também as práticas adequadas à conservação desses arquivos ao longo do tempo.

Mas como pode a tecnologia ajudar nesta tarefa? É aqui que entra o Sesame RH, uma solução inovadora capaz de agilizar diversos processos relacionados com a administração documental.

Como funciona um sistema de gestão documental?

Um sistema de gestão documental é uma solução digital projetada para organizar, armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos em uma empresa, facilitando o acesso, a segurança e o controle sobre a documentação.

Estes sistemas são úteis para centralizar documentos, permitindo um fluxo de trabalho mais eficiente e garantindo que informações vitais estejam disponíveis para os colaboradores autorizados.

Digitalização e armazenamento: documentos físicos são digitalizados para armazenamento seguro, e os documentos eletrônicos são arquivados diretamente no sistema. Os documentos são então indexados com metadados para facilitar a organização e pesquisa.
Classificação e indexação: os documentos são classificados com base em tipos (como contratos, relatórios financeiros, formulários) e, muitas vezes, categorizados por projetos ou departamentos. Metadados, como datas, autores, e palavras-chave, ajudam na localização rápida de documentos.
Controlo de acesso e segurança: permite definir níveis de permissão para diferentes usuários, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou compartilhar certos documentos. Muitos sistemas oferecem logs de auditoria que rastreiam quem acessou ou modificou um documento e quando.
Colaboração e fluxo de trabalho: possibilita que vários usuários acessem e trabalhem em documentos simultaneamente, promovendo a colaboração. Recursos de controle de versão também ajudam a manter o histórico de alterações e garantem que todos trabalhem na versão mais recente de um documento.
Automação e fluxos de aprovação: Muitos sistemas de gestão documental incluem a automação de processos, como fluxos de aprovação, que alertam colaboradores específicos para revisar e aprovar documentos. Esta funcionalidade é útil para processos repetitivos, como aprovação de contratos e revisão de políticas.
Conformidade e auditoria: facilita a conformidade com regulamentos, como o GDPR, ao fornecer recursos de controle de acesso e armazenamento seguro de dados. A rastreabilidade também simplifica auditorias, pois permite que a empresa demonstre controle sobre documentos sensíveis.

Estratégias para fazer uma boa gestão de arquivos e documentos

Uma gestão de arquivos e documentos eficaz contribui para a organização e produtividade da empresa, ajudando a otimizar o tempo e a segurança das informações. Aqui estão algumas estratégias importantes:

Classificação e indexação

Organize os documentos em categorias bem definidas, como por tipo (contratos, relatórios, etc.) ou departamento. Utilize etiquetas e metadados, como datas, palavras-chave e nomes de responsáveis, para facilitar a busca de documentos.

Digitalização de documentos físicos

Digitalize documentos físicos para reduzir o espaço físico e facilitar o acesso. Além disso, utilize ferramentas de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para tornar os documentos digitalizados pesquisáveis.

Estabeleça políticas de acesso

Defina regras de acesso para garantir que apenas colaboradores autorizados possam visualizar ou editar documentos confidenciais. Use um sistema de permissões com diferentes níveis de acesso, o que contribui para a segurança e a conformidade com regulamentações como o GDPR.

Automatização de processos

Configure fluxos de trabalho automáticos para aprovação, armazenamento e revisão de documentos. Isso facilita a colaboração e evita gargalos, especialmente em processos repetitivos.

Automatize notificações e lembretes para atualização ou revisão de documentos, garantindo que os documentos estejam sempre atualizados.

Utilize sistemas de gestão documental (SGD)

Ferramentas como o Microsoft SharePoint, Google Workspace, ou Sesame RH centralizam documentos em uma plataforma segura e acessível, além de permitirem a criação de fluxos de trabalho automáticos e relatórios.

Escolha um SGD com recursos que atendam às necessidades da sua empresa, como pesquisa avançada, controle de versão e rastreamento de acesso.

Treinamento e cultura organizacional

Invista em treinamentos regulares para orientar os colaboradores sobre o uso das ferramentas de gestão e sobre as boas práticas de arquivamento.

É importante que promova uma cultura de organização e segurança documental para garantir que os funcionários compreendam a importância da correta gestão de arquivos.

Otimiza a gestão de arquivos e documentos da empresa com Sesame RH

Sabe bem que controlar a avalanche de documentos que chegam diariamente ao seu escritório pode ser um desafio. Felizmente, existem práticas que podem simplificar as coisas para si. Para começar, deve-se implementar um procedimento de classificação eficaz.

Priorize os documentos por meio de categorização e rotulagem eficazes; uma abordagem hierárquica pode facilitar o acesso rápido a informações cruciais quando mais precisa delas.

Em segundo lugar, a digitalização é sua amiga. Com a ajuda certa, como o software Sesame RH, pode transformar montanhas de papel em arquivos digitais compactos e acessíveis. Além disso, lembre-se sempre da relevância dos documentos; elimine os que não forem mais necessários. No entanto, garanta uma monitorização regular para manter tudo atualizado.

A Sesame RH é uma ferramenta singular concebida para facilitar-lhe a vida enquanto gestor e maximizar a eficiência operacional da sua empresa. Este software reúne num só lugar todas as informações relacionadas com os colaboradores da sua empresa – elegante, eficiente e fácil de usar.

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Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoal, seleção e retenção de talentos.