Ferramenta de comunicação interna: as 6 mais usadas

22 de outubro, 2024

Aqui entre nós, sabemos que gerir a troca de informações não é tarefa fácil. O euromilhões do sucesso empresarial passa por um sistema bem oleado que permita o fluxo de ideias, questões e respostas de forma rápida e eficaz, não concorda? E se lhe dissermos que há um instrumento que pode simplificar todo este processo? Sim, é possível. Propomos uma solução inovadora: a ferramenta de comunicação interna, desenhada para revolucionar a forma como a sua empresa interage e coopera.

Ter uma estrutura de comunicação interna, diálogo claro e eficiente é vital para melhorar a produtividade e satisfação dos seus colaboradores. Descubre mais sobre as ferramentas de comunicação na empresa aquí.

O que é uma ferramenta de comunicação interna?

Uma ferramenta de comunicação interna é o recurso que possibilita o intercâmbio de informações na sua empresa. Estas existem em diversas formas, desde plataformas digitais, como softwares de gestão de projetos e chats online; até meios mais tradicionais, como reuniões presenciais ou email.

Dentro deste contexto, a comunicação interna na empresa assume um papel determinante. As ferramentas para esta finalidade servem para garantir que todos os membros da equipa estão alinhados com os objetivos do negócio e compreendem as suas responsabilidades individuais.

Uma estratégia eficaz de comunicação interna pode melhorar o entrosamento entre departamentos, impulsionar a produtividade e até mesmo fomentar uma cultura empresarial saudável.

As 6 ferramentas de comunicação interna mais usadas

Aqui estão 6 das ferramentas de comunicação interna mais usadas em Portugal, que ajudam as empresas a melhorar a comunicação, promover a colaboração entre equipas e aumentar a produtividade:

Sesame RH

A Sesame RH é um software de Recursos Humanos com uma ferramenta de comunicação interna integrada. Se é um gestor de equipas e pretende otimizar a comunicação da sua equipa, a Sesame RH é a ferramenta certa para si. Com este software, poderá:

Comunicados: notifique informações importantes aos seus colaboradores em massa através de comunicados simples. Adicione ligações, imagens e vídeos para completar o comunicado da forma mais precisa possível.
Chat de RH: permite aos seus colaboradores contactar diretamente com os RH sempre que precisar. A partir do painel do colaborador, poderão enviar uma mensagem pelo chat para todos os membros do departamento de RH para que possam responder o mais rápido possível.

Slack

É uma das plataformas mais populares para comunicação interna. Ele oferece mensagens instantâneas, criação de canais temáticos (para projetos ou equipas específicas), partilha de ficheiros, e integração com várias outras ferramentas, como Google Drive e Trello. É ideal para equipas que valorizam uma comunicação ágil e fluida.

Microsoft Teams

Integrado ao ecossistema da Microsoft, o Teams combina chat, videoconferências, chamadas de voz e partilha de documentos, tudo dentro de uma única plataforma. Muito utilizado em empresas que já utilizam o Microsoft 365, permite uma colaboração fácil e estruturada entre equipas, com integração a outras ferramentas como o SharePoint e o OneDrive.

Zoom

Embora conhecido principalmente pelas suas funcionalidades de videoconferência, também é uma ferramenta eficaz para comunicação interna. Permite reuniões em grupo, partilha de ecrã e gravação de sessões, sendo bastante popular para trabalho remoto e reuniões de equipas distribuídas.

Workplace by Meta

Oferece uma interface familiar, semelhante ao Facebook, mas dedicada à comunicação no ambiente de trabalho. Inclui grupos de discussão, chat, videoconferências e integração com várias outras ferramentas empresariais. É usado por empresas que procuram uma forma acessível e intuitiva de manter os colaboradores conectados.

Trello

Embora seja mais conhecido como uma ferramenta de gestão de projetos, também facilita a comunicação interna, especialmente entre equipas que gerem tarefas e projetos. Através dos quadros e cartões, os colaboradores podem acompanhar o progresso das tarefas e comunicar diretamente sobre cada atividade.

Quais são os dispositivos que as empresas usam para comunicação?

No mundo empresarial atual, teu negócio necessita de dispositivos eficientes que facilitem a interação entre a equipa. Neste contexto, as ferramentas de comunicação interna surgem como elementos indispensáveis.

Os smartphones, por exemplo, são dispositivos comuns nas empresas e permitem o uso de diversas aplicações de comunicação instantânea como o Slack ou WhatsApp Business. Estas aplicações proporcionam uma troca de informação rápida e eficaz entre os membros da tua equipa.

Além disso, os computadores portáteis e desktops são também ferramentas essenciais para a comunicação empresarial.

Os tablets também têm ganho destaque no cenário empresarial graças à sua versatilidade. Com eles é possível acessar sistemas internos da empresa, correios eletrónicos, aplicativos de gestão de Recursos Humanos como o Sesame RH sem qualquer dificuldade.

O uso inteligente destes dispositivos pode trazer benefícios inegáveis para a tua empresa ao melhorar processos internos e garantir uma comunicação eficaz entre todos os membros da equipa.

Contudo, não te deixes ficar apenas pelos dispositivos mais habituais! Inova na escolha das tuas ferramentas digitais. Investe em plataformas que conjugam várias funções num só lugar – como o software Sesame RH. Uma solução integrada que te permite gerir todas as questões relacionadas com os teus recursos humanos – desde a gestão do tempo até à avaliação de performance – de uma forma simples e intuitiva.

Qual a importância de ter uma ferramenta de comunicação interna na empresa?

Ter uma ferramenta de comunicação interna na empresa é fundamental para o sucesso organizacional, pois facilita o fluxo de informação, promove a colaboração e alinha todos os colaboradores em torno dos objetivos da empresa. Aqui estão algumas razões que destacam a importância de uma ferramenta de comunicação interna:

Melhoria da eficiência e produtividade

Uma ferramenta de comunicação interna centraliza a troca de informações, evitando mal-entendidos e atrasos. Quando os colaboradores têm fácil acesso às informações e conseguem comunicar rapidamente, as decisões são tomadas com maior rapidez e as tarefas são executadas de forma mais eficiente.

Alinhamento dos colaboradores aos objetivos da empresa

Ajuda a alinhar os colaboradores com os objetivos e estratégias da empresa. Através de canais formais e informais, os gestores podem transmitir atualizações importantes, metas e diretrizes de forma clara e acessível, garantindo que todos sigam a mesma direção.

Facilitação do trabalho remoto e híbrido

Com o aumento do trabalho remoto e híbrido, uma ferramenta de comunicação interna torna-se indispensável para garantir a colaboração à distância. Estas plataformas permitem que as equipas se conectem de qualquer lugar, mantendo a coesão, mesmo quando os colaboradores estão em diferentes localizações geográficas.

Aumento do envolvimento e satisfação dos colaboradores

Quando os colaboradores sentem que estão bem informados e podem participar ativamente nos processos de comunicação, o seu nível de satisfação e engajamento aumenta. Uma comunicação transparente cria um ambiente de trabalho mais saudável e cooperativo, o que pode refletir em maior motivação e retenção de talentos.

Redução de falhas na comunicação

A ausência de uma ferramenta estruturada pode levar a falhas de comunicação, como a perda de informações críticas ou a duplicação de esforços. Com uma ferramenta de comunicação interna eficaz, todas as trocas ficam registradas, garantindo que as informações certas cheguem às pessoas certas.

Melhoria na gestão da mudança

Em momentos de transformação, como fusões, reestruturações ou novas políticas, a comunicação interna é vital para gerir a mudança. As ferramentas de comunicação interna ajudam a disseminar as informações de forma clara e transparente, minimizando a resistência e promovendo uma transição mais suave.

Fomento à cultura organizacional

Ferramentas de comunicação também ajudam a fortalecer a cultura organizacional, permitindo partilhar valores, histórias de sucesso e reconhecimento entre colaboradores. Isso ajuda a criar um sentimento de pertença e uma maior identificação com os objetivos da empresa.

Em suma, uma ferramenta de comunicação interna não só facilita o dia a dia da empresa como contribui diretamente para o sucesso e competitividade no mercado.

Otimiza a comunicação interna da sua empresa com Sesame RH

Enquanto gestor de Recursos Humanos ou responsável pela condução de uma empresa, a eficiência na comunicação interna é certamente uma das suas prioridades. Sabes que uma comunicação consistente e transparente pode ser o diferencial para um ambiente de trabalho produtivo, certo? Então pensaste em como uma plataforma robusta poderia te ajudar nesse processo?

Com o software Sesame RH, podes melhorar a transparência e eficácia da comunicação na tua organização. Esse software dispõe de funcionalidades que facilitam o sharing de informações importantes, mantendo todos os colaboradores atualizados sobre os acontecimentos da empresa.

Além disso, oferece canais específicos para diferentes tipos de comunicação, permitindo trocas mais fluidas e pertinentes entre os membros da tua equipa.

Precisas envolver melhor tua equipa em torno dos objetivos da empresa? A Sesame RH permite a criação de grupos temáticos para cada projeto ou objetivo estratégico. Isso permite que todos tenham acesso facilitado a todo o conteúdo relevante do tema e possam contribuir com ideias próprias.

E quando se trata das questões administrativas? A Sesame RH também tem esta cobertura. Os colaboradores podem acessar diretamente seus dados administrativos e gerir questões relativas ao tempo trabalhado, solicitações de licença e outros trâmites semelhantes.

A transformação digital já é realidade no mundo empresarial e está a reinventar a maneira como lidamos com as questões do dia-a-dia na empresa. Com essa ferramenta robusta ao teu lado, estarás pronto para esse novo cenário e poderás conduzir tua organização rumo ao sucesso.

Queres descobrir por ti próprio como o Sesame RH pode revolucionar tua comunicação interna? Convida-te então a solicitar um teste de 14 dias grátis deste software e comprovar os seus benefícios. Estamos certos de que não te vais arrepender.

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Tiago Santos

VP of Community and Growth at Sesame RH | Website | + posts

Profissional experiente da RH dedicado à promoção de comunidades colaborativas líderes de RH fortes. Como fundador da RH Club e da HR Community, utilizo os meus mais de 15 anos de experiência para melhorar o panorama profissional dos líderes de RH.