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PortugalControlo de assiduidade
Controlo de assiduidade online: como escolher um sistema eficaz?
Dizemos-lhe o que é a controlo de assiduidade online e o que deve fazer para escolher o sistema certo para a sua empresa.
Precisa de ajuda?
Isabel García
HR Consultant
5 de junho, 2024
Você já pensou em implementar um sistema de controlo de assiduidade online na sua empresa, mas não sabe por onde começar? Então este artigo é para você!
Vamos conversar sobre o que diz o Código do Trabalho sobre controlo de assiduidade online em Portugal, quais os tipos de sistemas online de controlo de horas e presenças que existem, e como pode implementar esse controlo nas suas operações de forma fácil e eficiente.
Como CEO ou gestor de RH, é importante estar por dentro dessas questões para garantir o cumprimento das leis trabalhistas e melhorar a produtividade da sua equipe. Fique conosco e descubra as melhores práticas para escolher e usar o sistema de controlo de assiduidade online ideal para a sua empresa!
O que é o controlo de presenças online?
O controlo de assiduidade online é a maneira digital de registar as horas de entrada e saída dos seus colaboradores. Em vez de usarem cartões de ponto físicos, os funcionários podem usar um site ou aplicação para assinalar a sua presença no local de trabalho.
Benefícios do controlo de presenças online
Implementar um sistema de controlo de presenças online como o software de Recursos Humanos de Sesame RH na sua empresa pode trazer muitos benefícios.
- Poupa tempo e dinheiro, uma vez que elimina a necessidade de processar cartões de ponto físicos.
- Melhora a precisão, pois remove o risco de erro humano ao introduzir e exportar dados manualmente.
- Permite-lhe aceder aos dados de assiduidade em tempo real a partir de qualquer lugar. Pode ver instantaneamente quem está presente ou ausente e obter relatórios detalhados sobre horas de trabalho, faltas, férias e outros.
Finalmente, os colaboradores apreciam a conveniência de não terem de se deslocar a um relógio de ponto para assinalar a entrada e saída.
Regulamentação do controlo de assiduidade online em Portugal
Se estás à procura de implementar um sistema de controlo de assiduidade online na tua empresa, é importante conhecer a legislação portuguesa sobre este assunto.
O Código do Trabalho estipula que os empregadores devem manter um registo de assiduidade dos seus colaboradores, seja em formato físico ou digital.
Registos digitais
Os registos digitais, como software e aplicações móveis de controlo de assiduidade, são permitidos desde que cumpram os requisitos de segurança e confidencialidade dos dados. Devem permitir identificar claramente o colaborador e a hora de entrada e saída.
Os registos digitais apresentam várias vantagens, como a automatização do cálculo de horas extraordinárias e a deteção de ausências. No entanto, a implementação deste tipo de soluções requer o consentimento dos colaboradores para o tratamento dos seus dados pessoais.
Tipos de sistemas de controlo de assiduidade online
Existem vários tipos de sistemas de controlo de assiduidade online à escolha, cada um com as suas vantagens e desvantagens. A opção mais adequada para a sua empresa dependerá das suas necessidades específicas e orçamento.
Cartão de ponto eletrónico
Este é o método mais básico e acessível. Os funcionários inserem um cartão de identificação numa máquina de controlo de presença para registar as suas horas de entrada e saída.
É uma boa opção para pequenas empresas, mas requer que os funcionários estejam fisicamente no local de trabalho para marcar presença.
Aplicações moveis
As aplicações móveis como Sesame RH são populares porque os funcionários podem registar as suas horas a partir dos seus próprios dispositivos. No entanto, este método depende da conectividade à Internet e da precisão do GPS, o que pode resultar em marcações de presença imprecisas. Além disso, os funcionários têm de ter os seus próprios smartphones para utilizar a aplicação.
Software de RH
Os sistemas baseados na nuvem como Sesame RH são ideais para muitas empresas. Os funcionários podem registar as horas através de um website ou aplicação móvel, e os dados são armazenados na nuvem. Estes sistemas são geralmente configuráveis e escaláveis, permitindo-lhe personalizá-los de acordo com as suas necessidades.
Relógios de ponto
Os relógios de ponto são dispositivos independentes que permitem aos funcionários marcar presença ao inserir um código PIN ou digitalizar o seu cartão de identificação. Os dados são então carregados para o sistema de recursos humanos. Este método não requer conectividade, mas os dispositivos têm de ser comprados ou alugados, o que pode representar custos iniciais significativos.
Em resumo, há vários sistemas de controlo de presença online fiáveis entre os quais pode escolher. Analise cuidadosamente as opções e escolha aquela que melhor se adequa ao seu orçamento, necessidades de conectividade e preferências de gestão de RH. Com o sistema certo, poderá simplificar o processo de registo de horas e garantir uma maior precisão e conformidade.
Implementação do controlo de assiduidade online na empresa
Escolha um sistema adequado às necessidades da sua empresa
Existem muitas opções de sistemas de controlo de assiduidade online, por isso é importante avaliar as necessidades específicas da sua empresa. Pergunte-se:
- Quantos funcionários preciso monitorizar?
- Preciso de funcionalidades como geolocalização ou controle de acesso?
- Quero integração com o meu software de folha de pagamento?
As respostas a estas perguntas ajudarão a determinar se um sistema básico ou mais avançado é adequado.
Testar e treinar os funcionários
Após selecionar um sistema, teste-o para garantir que funciona conforme o esperado. Em seguida, treine os funcionários sobre como usá-lo corretamente. Mostre a interface do sistema, explique os métodos de entrada e saída e as políticas da empresa. Responda a quaisquer dúvidas para garantir que todos entendam as expectativas.
O treinamento e suporte adequados são fundamentais para uma implementação bem-sucedida. Os funcionários estarão mais propensos a usar o sistema se entenderem por que é importante e como usá-lo corretamente.
Monitorizar e fazer ajustes
Depois de lançar o sistema, monitore como os colaboradores estão usando-o e se estão ocorrendo problemas. Esteja atento a quaisquer tendências negativas, como aumento no atraso ou absenteísmo, para poder abordá-las. Também procure por oportunidades de melhoria, como simplificar processos ou expandir funcionalidades.
A implementação de um sistema de controlo de assiduidade online é um processo contínuo. Monitorizar, avaliar e ajustar regularmente ajudará a maximizar a eficiência e os benefícios para a sua empresa. Com o tempo e experiência, você poderá identificar maneiras de aprimorar ainda mais os processos relacionados à assiduidade e produtividade dos funcionários.
Então é isso! Agora já sabe tudo o que precisa sobre controlo de assiduidade online. Desde o que diz o Código do Trabalho até os diferentes tipos de sistemas que existem.
O importante é escolher o que melhor se adapta à sua empresa e implementá-lo da forma mais suave possível. Não se esqueça de comunicar bem o processo aos colaboradores e apoiá-los na transição.
No final, vai ver que um sistema de controlo de assiduidade online adequado ajuda a gerir melhor o seu negócio e motivar os trabalhadores.
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Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gestão de pessoal.
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Eu sou Isabel, consultora de RH da Sesame RH. Marque uma reunião com a minha equipa para o ajudar.
